Gestionar documentos de cobro

Gestionar documentos de cobro

Gestionar documentos de cobro

El módulo de Documentos de Cobro en Escala te permite ver y gestionar todos los cobros relacionados con las pólizas de tus clientes, incluyendo montos, estados y responsable de la gestión. Aquí podrás revisar quién debe pagar, cuánto debe, en qué estado está el cobro y qué acciones se han realizado o están pendientes.

Cómo acceder a los documentos de cobro

  1. En el menú lateral izquierdo, haz clic en Cartera.
  2. Selecciona Documentos de Cobro.
  3. Verás un resumen con el total de documentos de cobro y el listado de registros con sus filtros disponibles.

Descripción general de la pantalla

En la parte superior se muestran el título “Documentos de Cobro” y una breve descripción funcional de la pantalla.
  1. Descripción: “Documentos de cobro generados a partir de pólizas activas que registran los valores a recaudar, su estado de pago y la gestión operativa del asesor.”
  2. Botones principales:
    1. Importar: permite cargar documentos de cobro de forma masiva desde un archivo externo, siguiendo el asistente de importación.
    2. Crear: permite registrar un nuevo documento de cobro manualmente desde la interfaz.
  3. Total de Documentos de Cobro: muestra el número total de documentos (por ejemplo, “15”).
  4. Pestañas de estado de sincronización: permite alternar por Estado de sincronización, entre:
    1. Creados en última importación: Mostraría todos los documentos de cobro nuevos que vinieron en la última importación realizada.
    2. Actualizados en última importación: Mostraría los documentos de cobro que existían en el sistema y vuelven a venir en la última importación realizada.
    3. Ausentes en la última importación: Mostraría todos los documentos de cobro que antes estaban, y hoy no vienen en la nueva importación. El sistema asume entonces que ese cliente ha pagado o que puede haberse cancelado ese documento de cobro porque se canceló la póliza, por lo que el sistema asume que no hay que hacer más gestión de cobranza sobre ese cliente. El sistema va a cambiar el estado al documento de cobro que se tenía previamente y lo va a poner en estado "A revisar", porque ya ese documento de cobro no está más en la nueva  importación.
            Una vez filtrado por Estado de sincronización, hacer clic nuevamente en la pestaña activa, para desactivar el filtro, y volver al listado original.
  1. Filtros rápidos por rangos de días: permite aplicar filtros rápidos por rango de días que llevan en cartera (1 a 30, 31 a 45, 46 a 60, 61 a 90, mayor a 90 días). Una vez filtrado por Rango de días, hacer clic nuevamente en la pestaña activa, para desactivar el filtro, y volver al listado original.
  2. Filtros: permite construir filtros personalizados en el momento, combinando varios campos de Documentos de cobro según la necesidad específica del usuario.
  3. Seleccionar segmentos: permite aplicar conjuntos de filtros ya guardados como segmentos.
  4. Palabras claves: permite realizar una búsqueda de documentos de cobro basándose en palabras claves.
  5. Kanban/Tabla: permite alternar entre las vistas Kanban y Tabla, facilitando que cada usuario adapte la visualización de la información a sus necesidades de gestión diaria.
  6. Opciones para administrar las columnas: permiten restablecer el tamaño de las columnas y restablecer las columnas, lo que permite personalizar la visualización del listado según las necesidades de cada usuario.

Vistas disponibles

La página ofrece dos formas de visualizar la información:
  1. Vista Kanban: Muestra los documentos organizados en columnas según la etapa de gestión (por ejemplo, “Nuevo”, “A contactar”, “Contactado”, "Acuerdo de pago", "A revisar", “Pagado”, "Anulado", "Sin etapa"). Es útil para ver el flujo de trabajo.
  2. Vista Tabla (vista por defecto): Muestra los documentos en forma de lista con muchas columnas (ID del documento de cobro, # de póliza, aseguradora, estado, montos, fechas, etc.). Es ideal para ver muchos datos al detalle.
Puedes cambiar de una vista a otra haciendo clic en las opciones Kanban o Tabla en la parte superior derecha de la lista de documentos.

    Vista Kanban de documentos de cobro

    En la vista Kanban de “Documentos de Cobro” ves los mismos documentos que en la tabla, pero organizados como tarjetas dentro de columnas por etapa de gestión, lo que te permite seguir visualmente el flujo de cobranza. Es decir, cada columna es una etapa del proceso y cada tarjeta es un documento de cobro específico con sus datos clave. Esta vista facilita el trabajo diario de cobranza, ya que muestra de forma visual cuántos documentos hay en cada fase y permite moverlos conforme avanzan en el proceso.

    Estructura del tablero Kanban
    El tablero Kanban se organiza en columnas, donde cada columna representa una etapa de gestión del documento de cobro. Estas etapas suelen corresponder al flujo de cobranza definido por la organización, como por ejemplo: Nuevo, A contactar, Contactado, A revisar, Acuerdo de pago, Pagado o Cancelado.
    En la parte superior de cada columna se muestra el nombre de la etapa y el número total de documentos que se encuentran en esa fase. Esto permite identificar rápidamente en qué parte del proceso se concentra el trabajo pendiente.

    Contenido de las tarjetas
    Cada tarjeta en el tablero Kanban representa un documento de cobro individual y muestra información de:
    1. Pagador: Nombre del individuo asociado al documento de cobro.
    2. Saldo pendiente.
    3. Cantidad de días en cartera (se destaca en rojo para identificar rápido los documentos vencidos, así identificas de un vistazo qué documentos de cobro requieren atención prioritaria, sin abrir cada uno para entender su estado o por qué apareció en un segmento determinado. ).
    4. Estado del documento (por ejemplo, En mora, Pagado parcial, esto destacado en texto de color, que indica, si está en mora está en rojo, si está pagado, está en verde y pendiente está en amarillo).
    5. Aseguradora.
    La idea es que la tarjeta muestre solo la información mínima necesaria para tomar decisiones rápidas, dejando el resto de los detalles para la ficha completa del documento. El nombre de la aseguradora se mostrará visible una vez que se haga clic en el icono para expandir.

    Actualización de etapa mediante arrastre de tarjetas
    En la vista Kanban, las tarjetas se pueden arrastrar y soltar entre columnas para actualizar la etapa de gestión de cada documento de cobro de forma visual. Cuando el usuario mueve una tarjeta de una columna a otra, el sistema actualiza automáticamente la etapa del documento, reflejando el avance o cambio en el proceso de cobranza.

    Ejemplos de uso:
    1. Cuando el asesor realiza el primer contacto con el pagador, puede mover la tarjeta desde Nuevo o A contactar hacia Contactado.
    2. Si se acuerda una fecha y condiciones de pago, la tarjeta puede desplazarse a Acuerdo de pago.
    3. Una vez confirmado el pago, la tarjeta se puede mover a Pagado o a la etapa final que corresponda.
    Este mecanismo transforma la gestión de cobranza en un flujo visual, facilitando la priorización y el seguimiento del avance de cada documento.

    Uso recomendado de la vista Kanban
    Se recomienda utilizar la vista Kanban como tablero de trabajo diario para el equipo de cobranza y asesores responsables. Algunas prácticas habituales incluyen:
    1. Revisar al inicio del día las columnas con mayor carga de documentos (por ejemplo, En mora o A contactar) para organizar las actividades prioritarias.
    2. Actualizar la posición de las tarjetas a medida que se realizan llamadas, se envían correos o se cierran acuerdos de pago, manteniendo el tablero siempre alineado con la realidad operativa.
    3. Supervisar el número de documentos en cada etapa para detectar retrasos, cuellos de botella o necesidad de reasignar trabajo entre asesores.
    La vista Kanban complementa a la vista Tabla: mientras la tabla es ideal para análisis detallado y trabajo con grandes volúmenes de datos, el tablero Kanban es especialmente útil para la gestión visual del flujo de cobranza y el control del trabajo en curso

    Importar documentos de cobro en lote

    Si trabajas con muchos documentos a la vez, puedes cargarlos masivamente:
    1. Haz clic en el botón Importar que se encuentra ubicado en la parte superior derecha.
    2. Haz clic en la opción Nueva Importación.
    3. Sigue las instrucciones de la plataforma.
    4. Cuando finalice la importación, los nuevos documentos se sumarán a la lista y podrás filtrarlos, buscarlos y gestionarlos como cualquier otro.
    En el artículo Importación de registros explicamos en detalle el proceso de importación.

    Crear un documento de cobro

    1. Haz clic en el botón + Crear (esquina superior derecha) o en el botón + dentro de cualquier columna del Kanban, si te encuentras trabajando con la vista Kanban.
    2. Completa los campos del formulario:
      1. Aseguradora: Selecciona la aseguradora que emite la póliza asociada al documento de cobro.
      2. ID del Documento de Cobro: Introduce el Identificador único del documento de cobro.
      3. # Póliza (obligatorio): Introduce el número de la póliza asociada al documento de cobro.
      4. Etapa de gestión: Selecciona la etapa operativa de gestión del asesor sobre el documento de cobro.
      5. Pagador: Nombre del individuo asociado al documento de cobro.
      6. Documento de identidad del Pagador (obligatorio): Introduce el documento de identidad del individuo asociado al documento de cobro.
      7. Email del pagador: Introduce el email principal del pagador.
      8. Teléfono del pagador: Introduce el número de teléfono principal del pagador.
      9. Valor total documento: Introduce el valor total que se debió pagar, incluyendo el IVA.
      10. Saldo pendiente: Introduce el monto que resta por pagar en el documento de cobro.
      11. Fecha inicio de vigencia (obligatorio): Selecciona la fecha en la que empieza a regir el documento de cobro.
      12. Fecha expedición: Selecciona la fecha de expedición de la póliza asociada al documento de cobro.
      13. Fecha de pago máximo: Selecciona la fecha de vencimiento del documento de cobro.
      14. Ramo: Selecciona el tipo de producto asociado a la póliza y al documento de cobro. Aquí se utiliza la nomenclatura oficial de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), común a todas las aseguradoras del país
      15. Asesor responsable: Selecciona el usuario responsable de realizar el cobro del documento.
      16. Medio de pago: Selecciona el método de pago predeterminado de la póliza.
      17. Opcionalmente,se  puede introducir otra información complementaria, haciendo clic en la sección Información Adicional, que desplegará una sección donde se mostrarán todos los campos adicionales que puede gestionar por el sistema, entre estos campos se encuentra Producto, en el cual puedes escribir el nombre exacto que usa cada aseguradora sin restricciones; cada valor nuevo que ingreses —de forma manual o por importación— quedará guardado en un listado reutilizable para que puedas seleccionarlo y filtrarlo en el futuro.
    3. Haz clic en el botón Aceptar para guardar el documento.
    4. El nuevo registro aparecerá en la lista de “Documentos de Cobro” y podrás gestionarlo igual que los demás.

    Buscar y filtrar documentos

    Para encontrar más rápido un documento:
    1. Usa el campo de Palabras clave para escribir datos que recuerdes (por ejemplo, nombre del pagador, número de póliza o parte del ID del documento). Si quieres empezar de nuevo, haz clic en el icono de cerrar que aparece al lado del texto introducido, para que se elimine la selección.
    2. Usa la sección de Filtros:
      1.  Haz clic en "Filtros" para aplicar criterios avanzados de búsqueda.
      2. Puedes optar por filtrar por un segmento ya creado, escogiendo un segmento de la lista Seleccionar Segmento.
      3. O seleccionar entre los criterios disponibles para filtrar la información el que se acomode a tus necesidades.
      4. Haz clic en Aplicar para ver los resultados filtrados.
      5. Si quieres empezar de nuevo, haz clic en Limpiar para borrar los filtros.
    3. Usa la sección de Segmentos:
      1. En Seleccionar segmento, elige el segmento o grupo que quieras consultar.
      2. Si quieres empezar de nuevo, haz clic en el icono de cerrar que aparece al lado del nombre del segmento seleccionado, para que se elimine la selección.

    Acciones masivas en la vista tabla

    En la vista tabla de Documentos de cobro puedes aplicar acciones masivas sobre varios registros al mismo tiempo. Para hacerlo, selecciona los documentos desde la columna de casillas de verificación y, una vez marcadas, utiliza el menú de acciones masivas que aparece sobre el listado.



    A la izquierda de la lista verás las casillas de selección:
    1. La casilla de la cabecera te permite seleccionar todos los documentos que ves en la página.
    2. La casilla junto a cada documento te permite seleccionar solo ese registro.
    Las acciones masivas disponibles son:
    1. Registrar pago: permite marcar como pagados todos los documentos seleccionados y actualizar su estado.
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar la acción y haz clic en el icono de registrar pago.
      2. Se mostrará el siguiente formulario para marcar los documentos como pagados, ninguno de los datos es obligatorio.
    2. Anular documentos: permite pasar a anulados todos los documentos seleccionados, esto indica que el cobro de esos documentos no se realizará. Úsalo cuando el cliente no pagará, el documento tiene un error, o fue reemplazado por otro. Esta acción es permanente. 
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar la acción y haz clic en el icono de anular.
      2. Se mostrará el siguiente formulario donde deberás marcar el check para confirmar que estas seguro de realizar la acción, ya que esta es permanente.
    3. Eliminar: borra de forma definitiva los documentos seleccionados de tu CRM. Esta acción es irreversible, por lo que se recomienda usarla con precaución.
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar la acción y haz clic en el icono de eliminar.
      2. Se mostrará la siguiente ventana de confirmación. Haz clic en el botón Confirmar para que se eliminen los registros seleccionados.
    4. Actualizar campo: permite actualizar el valor de un campo para todos los registros seleccionados. Elige el campo que quieres modificar, define cual será el nuevo valor y guarda, todos los registros seleccionados se actualizarán de forma simultánea sin tener que entrar a cada uno por separado. Esto es especialmente útil para reasignar responsables,  cambiar estados o corregir datos en lote cuando los registros comparten una condición común.
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar el cambio y haz clic en el icono de actualizar. 
      2. Se mostrará el siguiente formulario donde deberas escoger la propiedad que deseas cambiar y el nuevo valor. Una vez introduzcas los datos, haz clic en el botón Aceptar para que se procesen los cambios.
    5. Enviar a automatización: envía los documentos seleccionados a un flujo de automatización previamente configurado, para ejecutar comunicaciones o tareas automáticas sobre ese grupo de registros.
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar la acción y haz clic en el icono de automatización.
      2. Se mostrará el siguiente formulario para que selecciones el flujo que deseas ejecutar.
    6. Exportar registros: descarga en un archivo los datos de los documentos seleccionados, para analizarlos o trabajar con ellos fuera del CRM.
      1. Selecciona los registros sobre los que quieres realizar la acción y haz clic en el icono de descargar.
      2. Se mostrará el siguiente formulario para que configures la exportación.

    Acciones rápidas en tarjetas

    Cada tarjeta de documento en el Kanban muestra íconos de acción rápida que permiten gestionar el registro sin necesidad de abrirlo completo. Desde esta vista, el usuario puede editar el documento, acceder a la ficha completa, expandir la tarjeta para ver más información asociada al negocio, adicionar notas o registrar una llamada. Estas acciones agilizan la navegación y facilitan el seguimiento de documentos dentro del tablero.

    Para utilizarlas, sigue los siguientes pasos:

    1. Ubica la tarjeta del documento dentro del Kanban.
    2. Puedes optar por una de estas acciones:
      1. Editar el documento.
        1. Haz clic en el icono de edición.
        2. A continuación se mostrará el formulario para actualizar el documento de cobro.
      2. Abrir el documento de cobro en vista completa.
        1. Haz clic en el icono de vista completa.
        2. A continuación se abrirá la página de detalle del documento de cobro.
      3. Expandir la tarjeta para ver detalles adicionales.
        1. Haz clic en el icono de Expandir.
        2. Se desplegará el panel con la información más relevante del documento de cobro.
      4. Registrar pago.
        1. Haz clic en el icono de $
        2. Se mostrará el formulario para el registro del pago. Introduce los datos necesarios, aunque ninguno es requerido y haz clic en el botón Aceptar.
      5. Anular documento.
        1. Haz clic en el icono de Anular documento.
        2. Se mostrará el el formulario para anular el documento, donde deberás marcar el check para confirmar que estas seguro de realizar la acción, ya que esta es permanente.
      6. Enviar Email.
        1. Haz clic en el icono de Email.
        2. Se mostrará el formulario para el envío de correo.
      7. Adicionar una nota.
        1. Haz clic en el icono de Notas.
        2. Se mostrará el formulario para la creación de la nota.
      8. Registrar una llamada.
        1. Haz clic en el icono de Ver más acciones (...), se desplegará un submenú, seguidamente selecciona la opción Registrar llamada.
        2. Se mostrará el formulario para que dejes registrada una llamada asociada al documento de cobro.
      9. Crear Reunión.
        1. Haz clic en el icono de Ver más acciones (...), se desplegará un submenú, seguidamente selecciona la opción Crear reunión.
        2. Se mostrará el formulario para que introduzcas los datos para crear una reunión asociada al documento de cobro.
      10. Crear Tarea.
        1. Haz clic en el icono de Ver más acciones (...), se desplegará un submenú, seguidamente selecciona la opción Crear tarea.
        2. Se mostrará el formulario para que introduzcas los datos para crear una tarea asociada al documento de cobro.
    3. Completa la acción y continúa trabajando desde el tablero.

    Buenas prácticas para el uso diario

    Para aprovechar mejor la pantalla de Documentos de cobro en el trabajo diario de la cartera, se recomiendan las siguientes prácticas:
    1. Definir un conjunto estándar de columnas visibles para cada rol (ejemplo: gestión diaria de cobranza vs. supervisión).
    2. Usar los filtros de Antigüedad de cartera y Estado para priorizar primero los documentos con más días en mora y mayor importe pendiente.
    3. Revisar regularmente el campo “Resultado de Cobro” y “Última nota” para asegurar que la gestión se registra de forma completa y consistente.
    4. Mantener actualizados los datos del pagador (teléfono, email, empresa) para mejorar la efectividad de los recordatorios y contactos de cobro.