1. Personas: personas naturales, clientes o no, vinculadas a empresas, pólizas, cotizaciones, oportunidades o transacciones comerciales.
   
2. Tareas: acciones operativas o de seguimiento creadas para gestionar tareas internas o relacionadas con clientes.
   
3. Reuniones: reuniones agendadas relacionadas con personas, empresas o prospectos.
4. Pólizas: contratos de seguro vendidos, vigentes o históricos, asociados a personas y/o empresas.
5. Oportunidades: negociaciones activas con intención de cierre o ya cerradas, asociadas a una o más cotizaciones.
6. Solicitudes de cotizaciones de seguros: solicitudes de cotización de seguros de autos, casa, personas, etc.
   
7. Empresas: organizaciones empresariales, clientes o no, vinculadas a pólizas, cotizaciones, oportunidades o transacciones comerciales.
   
8. Documentos de cobro: Documentos de cobro generados a partir de pólizas activas, que registran los valores a recaudar, su estado de pago y la gestión operativa del asesor.
9. Cotizaciones: propuestas comerciales formales enviadas a personas o empresas, con precios, coberturas y condiciones para una posible venta.
   

Tras elegir el tipo correcto, en este caso Documentos de cobro, haz clic en el botón Siguiente para continuar.

Paso 2: Aseguradora

En el paso 2, el usuario identifica la compañía de seguros a la que pertenecen los documentos de cobro que va a importar. Se muestra un listado de opciones tipo botón de radio (solo se puede seleccionar una), cada una con el nombre de una aseguradora configurada en el sistema.

En este paso debes indicar a qué aseguradora pertenecen los documentos de cobro que vas a importar:

1. En el listado de aseguradoras, haz clic en el botón de selección correspondiente a la compañía de seguros que emitió los documentos de cobro del archivo que vas a cargar (por ejemplo: Allianz, Sura, Seguros Bolívar, Mapfre, etc.).
   
2. Si el archivo proviene de una aseguradora que no aparece en la lista, selecciona la opción “Otro” para continuar con la importación.
   
3. Una vez seleccionada la aseguradora correcta, haz clic en “Siguiente” para avanzar al paso 3 (Archivo). Si necesitas revisar el paso anterior, haz clic en “Atrás”; si quieres detener el proceso, usa el botón “Cancelar”.
   

Este paso garantiza que todos los documentos de cobro importados queden asociados a la aseguradora adecuada dentro de Escala TM, lo que facilita su gestión y análisis posterior.

Paso 3: Archivo

En este paso el usuario descarga la plantilla de importación, prepara su archivo y lo carga en el CRM para continuar con el proceso.

Descarga de la plantilla de Documentos de cobro

En la parte superior del paso Archivo verás un mensaje que indica: “Descarga la plantilla de Documentos de Cobro y asegura una importación exitosa”. Junto a este mensaje se ofrece un archivo plantilla que incluye todos los campos disponibles para esta importación, con datos de ejemplo como guía.

Para usar la plantilla:

1. Haz clic en el botón de descarga de la plantilla de Documentos de cobro.
   
2. Abre el archivo en tu editor de hojas de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets).
   
3. Verás columnas correspondientes a los campos de Documentos de cobro y algunas filas con datos de ejemplo que sirven como referencia.
   
4. Debes reemplazar las filas de ejemplo con la información real que quieras traer al CRM, manteniendo los encabezados de las columnas tal como vienen en la plantilla.
   

Preparación del archivo a importar

Una vez descargada y editada la plantilla:

1. Revisa que cada columna contenga el tipo de dato correcto (nombres, apellidos, correos, teléfonos, documento, etc.).
   
2. Elimina cualquier fila de ejemplo que haya quedado, dejando solo los registros reales que deseas importar.
   
3. Guarda el archivo en uno de los formatos soportados: “.xlsx, .xls, .csv”.
   

Siguiendo las instrucciones que se brindan en la plantilla de ejemplo, el archivo a importar debería verse así

Usar la plantilla oficial reduce errores de mapeo en el paso siguiente y aumenta la probabilidad de que la importación se complete sin incidencias.

Carga del archivo en el asistente

De vuelta en el asistente, en el paso Archivo seleccionas el archivo que contiene los datos que deseas importar. Aquí debes:

1. Elegir el archivo desde tu equipo, asegurándote de que tenga el formato esperado (Archivos soportados: .xlsx, .xls y .csv). Verifica que el archivo incluye las columnas necesarias para el tipo de registro que estás importando (por ejemplo, # de póliza, aseguradora, Id del documento de cobro, etc.)
   
2. Una vez cargado el archivo se muestra en la ventana informativa cuantas filas fueron detectadas. Además si necesitas cambiar el fichero a importar puedes hacer clic en el icono de X para eliminar el fichero seleccionado y se mostraría nuevamente el área para subir el fichero, como en el paso 1.
3. Haz clic en el botón Siguiente para continuar con el proceso.
   

Paso 4: Mapeo

En el paso 3 debes indicar a Escala cómo interpretar la información de tu archivo, emparejando cada columna con el campo correspondiente dentro del CRM.

En la parte superior verás el mensaje “Empareja cada columna de tu archivo con su campo correspondiente en Escala” y un indicador de progreso (por ejemplo, “10/29 campos mapeados” y cuántos requeridos ya están cubiertos).

El campo “Días cartera”, no requiere ser incluidos= en la importación porque Escala los calcula automáticamente a partir de otros datos. En la interfaz se muestra una nota indicando que no es necesario incluir “Días cartera” y que se calcula utilizando la Fecha inicio de vigencia.

La tabla de mapeo se organiza en cuatro columnas principales:

1. Campo de Escala: muestra el nombre del campo de Escala al que se va a asociar cada columna del archivo de importación. Además muestra una breve explicación del campo. Es una columna informativa. Los campos obligatorios se marcan como “Requerido” y deben estar mapeados para poder continuar (por ejemplo, “Fecha inicio de vigencia”, “Documento de identidad del Pagador”).
2. Corresponde a: indica el sentido de la asociación. Es una columna informativa.
   
3. Columna del archivo: es un desplegable donde seleccionas la columna con la que se asociará el campo de Escala, muestra el nombre tal como viene en tu archivo de importación (por ejemplo, “Fecha inicio de vigencia (*)”, “Documento de identidad del Pagador (*)”). Para facilitar el trabajo, Escala propone asociaciones automáticas basadas en el nombre de las columnas y muestra los botones de “Confirmar asociación” o “No confirmar” para cada sugerencia.
   
4. Vista previa: muestra un ejemplo de los datos que trae esa columna (por ejemplo, “Ejemplo de texto”, “ejemplo@correo.com”, “Activo”, “+1234567890”). Esto te ayuda a confirmar que estás mapeando la columna correcta. Es una columna informativa.
   

Cómo realizar el mapeo paso a paso

1. Revisa primero los campos requeridos y asegúrate de que cada uno tenga asociada la columna correcta del archivo.
   
2. Para cada campo, haz clic en el desplegable de Columna del archivo y selecciona la columna correspondiente o confirma la sugerencia propuesta por Escala.
   
3. Utiliza la Vista previa de valores para verificar que los datos mostrados coinciden con el significado del campo (por ejemplo, fechas en campos de fecha, números en montos, etc.).
   
4. Revisa las sugerencias pendientes de validar y confirma o rechaza cada una según corresponda.
   
5. Deja sin mapear los campos que no necesites importar; estos se marcarán como “--Sin mapear--” y aparecerán en el listado de columnas que no se importarán.
   

A medida que vas seleccionando los campos en el desplegable de Columna del archivo, el contador de campos mapeados y requeridos se actualiza hasta que todos los campos obligatorios estén correctamente asignados.

La pantalla incluye un listado informativo bajo el texto “Estas columnas no se importarán”, donde se muestran las columnas del archivo que quedaron sin asociación. Este listado permite al usuario comprobar qué información quedará fuera de la importación antes de avanzar al siguiente paso.

Cuando hayas terminado de revisar y asignar todas las columnas necesarias, puedes avanzar haciendo clic en Siguiente para pasar al Paso 5: Valores, o usar Atrás si necesitas corregir algo en el paso anterior.

Paso 5: Valores

En la parte superior se muestra el texto: “Homologa los valores de tu archivo con los catálogos de Escala”. Debajo, Escala indica que se han detectado columnas mapeadas a campos de catálogo y te pide que revises las equivalencias sugeridas y las confirmes para evitar errores de importación.

El sistema presenta un indicador de progreso, por ejemplo “7/8 valores confirmados”, que muestra cuántos valores ya han sido validados frente al total. También informa que Escala recordará tus decisiones: las equivalencias que confirmes se guardarán en tu cuenta y se aplicarán automáticamente en futuras importaciones.

Sección de homologación por catálogo

Cada bloque corresponde a un catálogo de Escala, por ejemplo “Etapa de gestión – CATÁLOGO”, junto con un estado de avance como “3/3 valores confirmados”.

Dentro de cada bloque, se muestra una tabla con las columnas:

1. Valor en tu archivo: el texto tal como aparece en el archivo que estás importando.
   
2. Valor en Escala: el valor de catálogo al que se homologará (por ejemplo, “Pagado”, “Nuevo”, “A contactar”).
   
3. Estado: indica si la equivalencia está confirmada o pendiente, y muestra acciones disponibles.
   

Cómo confirmar o ajustar las equivalencias

1. Revisa cada bloque de catálogo (por ejemplo, Etapa de gestión y Ramo) y observa el indicador de progreso (valores confirmados / valores totales).
   
2. En la tabla, compara los textos de VALOR EN TU ARCHIVO con los VALOR EN ESCALA sugeridos.
   
3. Cuando veas mensajes como “Similitud media — revísala”, revisa cuidadosamente la sugerencia y usa Confirmar asociación si consideras que la equivalencia es correcta, o No confirmar si no corresponde.
   
4. Para valores ya confirmados, puedes usar Deshacer si necesitas cambiar la homologación y seleccionar otra opción en el catálogo.
   
5. Continúa hasta que el indicador muestre que todos los valores están confirmados (por ejemplo, “5/5 valores confirmados” en el catálogo Ramo).
   

Paso 6: Opciones

En el paso Opciones defines cómo se comportará la importación frente a los registros nuevos y los que ya existen en el CRM.

1. En la parte superior verás el campo Nombre de importación, donde puedes identificar este proceso (por ejemplo, “template_Prospecto.xlsx”). Opcionalmente, puedes cambiar el nombre del fichero, haciendo clic en el icono de edición, representado por el lápiz.
   
2. Qué hacer con los registros de esta importación. Debajo encontrarás la pregunta “¿Qué deseas hacer con los registros de esta importación?” y tres opciones excluyentes:
   
1. Importar todos los registros: crea nuevos registros y también actualiza los que ya existen, según los criterios de coincidencia definidos en el sistema.
   
2. Importar y crear solo los registros nuevos: solo se crearán registros para aquellos casos que no estén aún en el CRM; los existentes se dejarán sin cambios.
   
3. Importar y actualizar solo los registros existentes: se actualizarán únicamente los registros que el sistema reconozca como ya existentes; no se crearán nuevos registros. Selecciona la opción que mejor se ajuste a tu objetivo (por ejemplo, una base nueva vs. una actualización de datos).
3. Sobrescritura de campos vacíos. A continuación, verás la opción “Permitir que los campos vacíos sobreescriban datos existentes”, representada por una casilla de verificación.
   
1. Si la marcas, los campos que vengan vacíos en el archivo podrán borrar el valor que actualmente tiene ese campo en el CRM, dejándolo en blanco.
   
2. Si la dejas sin marcar, los valores vacíos del archivo no modificarán los datos que ya existan en el CRM para esos campos.
   
4. Haz clic en Siguiente para continuar al Paso 7: Procesamiento, una vez que hayas configurado todas las opciones de este paso.

Paso 7: Procesamiento

En el paso Procesamiento el sistema comienza a ejecutar la importación con todas las configuraciones que definiste en los pasos anteriores (tipo de registro, archivo, mapeo y opciones).

En la parte superior del flujo verás marcado el paso 5 Procesamiento, indicando que la carga ya está en marcha.

En la sección central se muestra el mensaje “Preparando importación” junto con el texto “Estamos preparando tu importación...”.

Debajo se despliega una barra de progreso y un indicador de porcentaje que va avanzando hasta llegar al 100%, señalando que la importación se ha completado. Cuando el proceso está en ejecución, también verás el texto “Tu importación está en progreso”, acompañado del aviso: “Puedes cerrar esta página. Tus registros se están procesando en segundo plano.”. Esto significa que no es necesario que permanezcas en esta pantalla; puedes continuar trabajando en otras secciones del CRM mientras el sistema termina de procesar los datos.

Una vez que el porcentaje llega al 100%, la importación pasa al Paso 6: Resultado, donde podrás revisar el resumen final con el detalle de registros importados correctamente y posibles errores.

Si la importación tuvo errores, se mostrarían los detalles de los errores ocurridos.

Una vez concluida la importación haz clic en el botón Volver al listado para volver a la página desde donde se activó la importación.

✓ Navegación de los pasos:

En la parte inferior de la pantalla encontrarás los botones Cancelar, Atrás y Siguiente: 

1. Usa Cancelar si decides detener la importación.
   
2. Usa Atrás para revisar los pasos anteriores (por ejemplo, el mapeo).
   
3. Haz clic en Siguiente para continuar al próximo paso