Definir el disparador de un flujo
Definir el disparador de un flujo
El disparador (o evento de inicio) es el primer paso de cualquier flujo de automatización. Define cuándo se activará el flujo y sobre qué tipo de registro operará. En esta guía aprenderás a configurar cada tipo de disparador disponible en Escala CRM.
Seleccionar el evento de inicio
Al crear un nuevo flujo o al hacer clic en el nodo de inicio de un flujo existente, se mostrará un formulario con el diálogo “¿Cómo quieres iniciar este flujo?” con las siguientes opciones:
1. Registro creado
Este disparador activa el flujo cada vez que se crea un nuevo registro del tipo seleccionado en el CRM.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar acciones automáticas al momento de ingresar un nuevo registro, como enviar un correo de bienvenida al crear un prospecto o asignar una etiqueta a cada nueva oportunidad. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto (Vinculación, Tarea, Reunión, Prospecto, Póliza, Persona, Oportunidad, Empresa o Cotización). |
Pasos para configurar:
- Selecciona Registro creado en el diálogo de evento de inicio.
- Elige el tipo de objeto sobre el que deseas que se active el flujo.
- Puedes agregar condiciones adicionales al evento de inicio: puedes filtrar para que el flujo solo se active en ciertos casos (por ejemplo: en el caso de un prospecto, solo cuando el suborigen sea "Solicitud vía enlaces"). Para esto utilizarias los selectores de Propiedad, Operador y Valor. Para crear filtros más complejos puedes seguir agregando condiciones, al hacer clic en el botón +Agregar. Una vez concluida la configuración del Evento de inicio, haz clic en el botón Guardar.
- El nodo de inicio se configurará mostrando, por ejemplo: “Registro creado (Prospecto)”.
2. Registro actualizado
Este disparador activa el flujo cuando se modifica algún campo de un registro existente.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas reaccionar a cambios en los datos, como notificar al equipo cuando una oportunidad cambia de etapa o actualizar campos relacionados cuando se modifica un dato específico. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto. Opcionalmente puedes configurar condiciones adicionales para que el flujo solo se active cuando se modifique un campo específico. |
Pasos para configurar:
- Selecciona Registro actualizado en el diálogo de evento de inicio.
- Elige el tipo de objeto que deseas monitorear.
- Configura los campos específicos que deben cambiar para activar el flujo (si aplica).
3. Registro eliminado
Este disparador activa el flujo cuando se elimina un registro del tipo seleccionado.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas realizar acciones de limpieza o notificación al eliminar un registro, como alertar a un supervisor o actualizar registros relacionados. |
4. Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox
Este disparador activa el flujo cada vez que se recibe un mensaje en el Inbox y ese mensaje genera la apertura de una conversación en Escala. Su funcionamiento depende de la lógica de conversación abierta y cerrada definida dentro del sistema de Escala, y no de las reglas o definiciones de Meta sobre ventanas de conversación.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar acciones automáticas apenas entra un mensaje y este abre una conversación en el Inbox, por ejemplo para enviar una respuesta automática inicial, asignar la conversación o iniciar un flujo de atención. |
5. Sin evento de inicio
Este tipo de flujo no tiene un disparador automático. Se ejecuta manualmente cuando tú seleccionas los registros específicos a los que deseas aplicar el flujo.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar una serie de acciones sobre registros seleccionados manualmente, como aplicar etiquetas en lote, actualizar campos masivamente o ejecutar procesos específicos bajo demanda. |
| Cómo iniciar: | Selecciona los registros deseados en la vista del módulo correspondiente y ejecuta el flujo manualmente sobre ellos. |
6. Etiqueta aplicada
Este disparador activa el flujo cuando se aplica una etiqueta específica a un registro.
| Cuándo usar: | Cuando deseas que la aplicación de una etiqueta desencadene una serie de acciones, como iniciar una secuencia de correos de seguimiento cuando se aplica la etiqueta “Interesado” a un prospecto. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto y la etiqueta específica que debe activar el flujo. |
Seleccionar el tipo de objeto
Después de elegir el tipo de evento de inicio, debes seleccionar el tipo de objeto (registro) sobre el que operará el flujo. Los objetos disponibles son:
| Objeto | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Solicitud de cotización de seguro | Crear una tarea de seguimiento automáticamente cuando un prospecto envía una solicitud de cotización de seguro |
| Reunión | Crear tarea de seguimiento después de una reunión programada. |
| Tarea | Enviar notificación al completar una tarea. |
| Renovación | Automatizar el proceso de renovación de pólizas o contratos. |
| Vinculación | Ejecutar acciones cuando se asocian registros entre sí. |
| Póliza | Crear recordatorio de renovación al registrar una póliza. |
| Oportunidad | Notificar al gerente cuando una oportunidad cambia de etapa. |
| Cotización | Actualizar el estado de la oportunidad al crear una cotización. |
| Prospecto | Crear una tarea de seguimiento cuando se crea un prospecto. |
| Empresa | Etiquetar nuevas empresas según su sector al crearlas. |
| Persona | Enviar un correo de bienvenida al agregar un nuevo contacto. |
| Archivo | Ejecutar acciones cuando se adjunta un archivo a un registro. |
Modificar el disparador de un flujo existente
Si necesitas cambiar el evento de inicio de un flujo ya creado:
- Abre el flujo desde la lista de Automatizaciones > Flujos.
- Haz clic en el nodo de inicio (el primer bloque del flujo, que muestra el tipo de evento y objeto actual).
- Se abrirá el panel de configuración del disparador.
- Modifica las opciones según necesites.
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
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