Definir el disparador de un flujo
Definir el disparador de un flujo
El disparador (o evento de inicio) es el primer paso de cualquier flujo de automatización. Define cuándo se activará el flujo y sobre qué tipo de registro operará. En esta guía aprenderás a configurar cada tipo de disparador disponible en Escala CRM.
Seleccionar el evento de inicio
Al crear un nuevo flujo o al hacer clic en el nodo de inicio de un flujo existente, se mostrará un formulario con el diálogo “¿Cómo quieres iniciar este flujo?” con las siguientes opciones:
1. Registro creado
Este disparador activa el flujo cada vez que se crea un nuevo registro del tipo seleccionado en el CRM.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar acciones automáticas al momento de ingresar un nuevo registro, como enviar un correo de bienvenida al crear una persona o asignar una etiqueta a cada nueva oportunidad. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto (Resumen de póliza, Tarea, Reunión, Póliza, Persona, Oportunidad, Empresa, Documento de cobro, Cotización o Asesor). |
Pasos para configurar:
- Selecciona Registro creado en el diálogo de evento de inicio.
- Elige el tipo de objeto sobre el que deseas que se active el flujo.
- Puedes agregar condiciones adicionales al evento de inicio: puedes filtrar para que el flujo solo se active en ciertos casos (por ejemplo: en el caso de una persona, solo cuando el origen sea "Contacto vía Escala CRM"). Para esto utilizarias los selectores de Propiedad, Operador y Valor. Para crear filtros más complejos puedes seguir agregando condiciones, al hacer clic en el botón +Agregar. Una vez concluida la configuración del Evento de inicio, haz clic en el botón Guardar.
- El nodo de inicio se configurará mostrando, por ejemplo: “Registro creado (Persona)”.
2. Registro actualizado
Este disparador activa el flujo cuando se modifica algún campo de un registro existente.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas reaccionar a cambios en los datos, como notificar al equipo cuando una oportunidad cambia de etapa o actualizar campos relacionados cuando se modifica un dato específico. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto. Opcionalmente puedes configurar condiciones adicionales para que el flujo solo se active cuando se modifique un campo específico. |
Pasos para configurar:
- Selecciona Registro actualizado en el diálogo de evento de inicio.
- Elige el tipo de objeto que deseas monitorear.
- Configura los campos específicos que deben cambiar para activar el flujo (si aplica).
3. Registro eliminado
Este disparador activa el flujo cuando se elimina un registro del tipo seleccionado.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas realizar acciones de limpieza o notificación al eliminar un registro, como alertar a un supervisor o actualizar registros relacionados. |
4. Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox
Este disparador activa el flujo cada vez que se recibe un mensaje en el Inbox y ese mensaje genera la apertura de una conversación en Escala. Su funcionamiento depende de la lógica de conversación abierta y cerrada definida dentro del sistema de Escala, y no de las reglas o definiciones de Meta sobre ventanas de conversación.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar acciones automáticas apenas entra un mensaje y este abre una conversación en el Inbox, por ejemplo para enviar una respuesta automática inicial, asignar la conversación o iniciar un flujo de atención. |
5. Sin evento de inicio
Este tipo de flujo no tiene un disparador automático. Se ejecuta manualmente cuando tú seleccionas los registros específicos a los que deseas aplicar el flujo.
| Cuándo usar: | Cuando necesitas ejecutar una serie de acciones sobre registros seleccionados manualmente, como aplicar etiquetas en lote, actualizar campos masivamente o ejecutar procesos específicos bajo demanda. |
| Cómo iniciar: | Selecciona los registros deseados en la vista del módulo correspondiente y ejecuta el flujo manualmente sobre ellos. |
6. Etiqueta aplicada
Este disparador activa el flujo cuando se aplica una etiqueta específica a un registro.
| Cuándo usar: | Cuando deseas que la aplicación de una etiqueta desencadene una serie de acciones, como iniciar una secuencia de correos de seguimiento cuando se aplica la etiqueta “Interesado” a una persona. |
| Configuración: | Selecciona el tipo de objeto y la etiqueta específica que debe activar el flujo. |
Seleccionar el tipo de objeto
Después de elegir el tipo de evento de inicio, debes seleccionar el tipo de objeto (registro) sobre el que operará el flujo. Los objetos disponibles son:
| Objeto | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Resumen de póliza | Excluir a un cliente de una oferta comercial al registrar que ya tiene una póliza vigente del mismo producto con otro asesor. |
| Tarea | Enviar notificación al completar una tarea. |
| Reunión | Crear tarea de seguimiento después de una reunión programada. |
| Póliza | Crear recordatorio de renovación al registrar una póliza. |
| Persona | Enviar un correo de bienvenida al agregar un nuevo contacto. |
| Oportunidad | Notificar al gerente cuando una oportunidad cambia de etapa. |
| Empresa | Etiquetar nuevas empresas según su sector al crearlas. |
| Documento de cobro | Enviar un recordatorio de pago cuando un documento de cobro esté próximo a vencer. |
| Cotización | Actualizar el estado de la oportunidad al crear una cotización. |
Modificar el disparador de un flujo existente
Si necesitas cambiar el evento de inicio de un flujo ya creado:
- Abre el flujo desde la lista de Automatizaciones > Flujos.
- Haz clic en el nodo de inicio (el primer bloque del flujo, que muestra el tipo de evento y objeto actual).
- Se abrirá el panel de configuración del disparador.
- Modifica las opciones según necesites.
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Video Tutorial
Related Articles
Conceptos básicos de automatizaciones
Conceptos básicos de automatizaciones en Escala Las automatizaciones en Escala te permiten crear flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente cuando ocurren ciertos eventos. Esto te ayuda a ahorrar tiempo, mantener la consistencia en tus ...Crear y gestionar flujos de automatización
Crear y gestionar flujos de automatización en Escala Los flujos de automatización te permiten diseñar secuencias de acciones que se ejecutan automáticamente. En esta guía aprenderás a crear un flujo desde cero, agregar pasos y gestionar flujos ...Usar demoras y ventanas de tiempo en flujos
Usar demoras y ventanas de tiempo en flujos La acción Esperar en los flujos de automatización te permite pausar la ejecución del flujo durante un período determinado antes de continuar con la siguiente acción. También puedes configurar ventanas de ...Configurar condiciones y ramificaciones en flujos
Configurar condiciones y ramificaciones en flujos Las decisiones (o condiciones) permiten crear ramificaciones en un flujo de automatización. Una decisión evalúa si se cumple o no una condición específica y dirige el flujo por caminos diferentes ...Configurar acciones del flujo
Configurar acciones del flujo Las acciones son los pasos que un flujo de automatización ejecuta automáticamente. Cada acción realiza una tarea específica sobre el registro que inició el flujo o sobre registros asociados. En esta guía aprenderás a ...