Definir el disparador de un flujo

Todo flujo empieza con un disparador. El disparador le dice a Escala cuándo activarse — es decir, qué tiene que pasar para que el flujo comience a ejecutar sus acciones.

Sin disparador, el flujo no sabe cuándo arrancar. Por eso, configurarlo bien es el primer paso de cualquier automatización.

Paso 1 — Abre el modal del disparador

El modal se comporta diferente según si estás creando o editando:

Si estás creando un flujo nuevo:

Ve a Automatizaciones → Flujos y haz clic en + Crear. En la ventana que se muestra haz clic en + Crear desde cero.
El modal abre en la vista inicial: verás el listado completo de eventos para elegir uno.

Si estás editando un flujo existente:

Abre el flujo y haz clic en el nodo de inicio (primer bloque del canvas). Haz clic en Configurar evento de inicio.
El modal abre directamente en la vista de configuración: ya muestra el evento y objeto actualmente configurados, listos para modificar.
Si necesitas cambiar el evento, haz clic en "Cambiar evento" — el modal volverá a la vista inicial con el listado completo.

Paso 2 — Elige el evento de inicio

Verás los eventos organizados por categoría. Usa el buscador en la parte superior si necesitas encontrar uno rápido.

Categoría	Eventos disponibles
Registros del CRM	Basado en fecha · Registro borrado del CRM · Registro creado en el CRM · Registro existente editado / actualizado
Comunicación	Conversación abierta por nuevo mensaje recibido vía inbox
Gestión	Etiqueta aplicada
A demanda	Sin evento de inicio

Haz clic en el evento que necesitas. El modal pasará automáticamente a la vista de configuración.

💡 ¿Te equivocaste? Haz clic en "Cambiar evento" en cualquier momento para volver al listado.

Paso 3 — Selecciona el objeto

El selector "Sobre qué objeto se dispara este flujo" aparece en la vista de configuración del modal. Cada opción se muestra con el ícono propio de la entidad.

Si estás creando un flujo nuevo:

El selector aparece vacío. Debes elegir un objeto antes de poder guardar — es un campo obligatorio.

Si estás editando un flujo existente:

El selector ya muestra el objeto configurado. Puedes cambiarlo si lo necesitas, pero ten en cuenta que cambiar el objeto puede afectar las condiciones y acciones que ya tienes configuradas en el flujo.

En ambos casos, los objetos disponibles son:

Objeto	Cuándo usarlo
Persona	Acciones al crear o modificar un contacto individual
Empresa	Acciones al crear o modificar una organización.
Oportunidad	Reaccionar a cambios en el pipeline de ventas.
Cotización	Automatizar pasos al generar o actualizar una cotización.
Póliza	Gestionar renovaciones o cambios en pólizas.
Documento de cobro	Recordatorios o acciones sobre documentos de cartera.
Tarea	Acciones al crear o completar tareas.
Reunión	Seguimiento automático después de reuniones.
Resumen de póliza	Pólizas gestionadas por otros asesores.

Paso 3b — Configura las opciones según el evento elegido

Cada evento tiene su propia configuración. A continuación encontrarás los detalles de cada uno.

📅 Basado en fecha

Se activa en una fecha concreta o X días antes/después de un campo de fecha del registro. Ideal para acciones programadas en el tiempo.

¿Para qué sirve?

Notificar al asesor 30 días antes de que venza una póliza.
Enviar un mensaje de cumpleaños a un cliente.
Recordar que un documento de cobro está próximo a vencer.

Configuración: elige el campo de fecha del registro que sirve de referencia (por ejemplo, "Fecha de vencimiento"), indica si el flujo se activa el mismo día o X días antes/después, y define la hora.

🗑️ Registro borrado del CRM

Se activa cuando alguien elimina un registro. Útil para dejar trazabilidad o alertar al equipo cuando se borra algo importante, como una póliza o una oportunidad.

📥 Registro creado en el CRM

Se activa cada vez que se crea un registro nuevo del objeto que elegiste.

¿Para qué sirve?

Enviar un mensaje de bienvenida cuando se crea una nueva persona.
Asignar automáticamente un asesor a cada oportunidad nueva.
Notificar al equipo cuando entra un documento de cobro.

Configuración: si quieres que el flujo solo aplique a ciertos registros, agrega condiciones — por ejemplo, que solo entre si la ciudad es "Medellín" o si el canal de origen es "Web".

✏️ Registro existente editado / actualizado

Se activa cuando se modifica un registro que ya existe. Es el disparador más versátil: te permite reaccionar a cualquier cambio en los datos.

¿Para qué sirve?

Enviar una alerta cuando una póliza cambia de estado a "Por renovar".
Iniciar un seguimiento cuando una oportunidad avanza a "Propuesta enviada".
Registrar una actividad cuando se modifica la fecha de vencimiento de un cobro.

Elige una de dos variantes:

Variante A — Cuando un campo específico cambia (la más común). El flujo solo se activa cuando ese campo concreto llega al valor que defines.

Condiciones disponibles:

Cambia a — el campo pasa a tener el valor que defines.
Cambia de — el campo sale del valor que defines.
Cambia de vacío a no vacío — el campo pasa de estar en blanco a tener cualquier valor.
Cambia de no vacío a vacío — el campo que tenía un valor queda en blanco.

Ejemplo: activar el flujo solo cuando el campo "Etapa" de una oportunidad cambia a "Cerrada ganada".

Variante B — Cuando cualquier campo cambia. El flujo se activa ante cualquier edición en el registro, sin importar qué campo fue.

Ejemplo: registrar en una bitácora cada vez que se edita cualquier dato de una póliza.

Puedes añadir un filtro adicional para que el flujo solo se ejecute si el registro cumple cierta condición en ese momento — por ejemplo, que su estado sea "Activo".

💬 Conversación abierta por nuevo mensaje recibido vía inbox

Se activa cuando llega un mensaje nuevo al inbox de Escala y ese mensaje abre una conversación.

¿Para qué sirve?

Enviar una respuesta automática de "Hola, ya te atiendo" cuando un cliente escribe por WhatsApp.
Asignar la conversación al asesor correspondiente según el canal.
Iniciar un flujo de atención dependiendo del canal de origen.

Configuración: puedes filtrar por canal (WhatsApp, Instagram, Facebook) y por cuenta específica si tienes varias conectadas.

🏷️ Etiqueta aplicada

Se activa cuando se aplica una etiqueta específica a un registro. Útil para usar las etiquetas como punto de inicio de flujos.

¿Para qué sirve?

Iniciar un seguimiento cuando se etiqueta una persona como "Interesado".
Enviar una comunicación especial cuando una póliza recibe la etiqueta "VIP".
Asignar una tarea cuando un contacto es marcado como "En proceso de renovación".

Configuración: elige el objeto y la etiqueta concreta que debe activar el flujo.

▶️ Sin evento de inicio (a demanda)

No tiene disparador automático. Lo ejecutas tú manualmente sobre los registros que elijas.

¿Para qué sirve?

Actualizar un grupo de pólizas con una nueva etiqueta de forma masiva.
Enviar una comunicación puntual a un grupo de contactos específico.
Ejecutar una secuencia de acciones sobre registros seleccionados desde la lista.

Cómo usarlo: selecciona los registros en la vista del módulo correspondiente y ejecuta el flujo manualmente.

Paso 4 — Agrega condiciones (opcional)

La mayoría de eventos te permite agregar condiciones para limitar qué registros activan el flujo.

¿Para qué sirve? Para que el flujo no se ejecute en todos los registros del objeto, sino solo en los que cumplen ciertos criterios.

Ejemplo: tienes un flujo que se dispara cuando se crea una Póliza. Quieres que solo aplique a pólizas del ramo "Vida". Agrega una condición: campo "Ramo" es igual a "Vida".

Haz clic en el botón + Agregar condición.
En la primera fila, elige el nombre del campo a evaluar.
En la segunda fila, define la condición y el valor del campo.
Repite para agregar más condiciones. Todas se evalúan con lógica Y: el registro debe cumplirlas todas para entrar al flujo.

ℹ️ Al pie de las condiciones verás el recordatorio: "Solo los registros que cumplan estas condiciones entrarán en este flujo."

Paso 5 — Guarda el disparador

Haz clic en el botón Guardar. El nodo de inicio del canvas se actualizará mostrando el evento y objeto que configuraste.

¿Qué sigue?

Con el disparador configurado, el siguiente paso es agregar las acciones que ejecutará el flujo. Puedes revisarlas en el artículo Configurar acciones del flujo.

✓ Consejo: Antes de habilitar un flujo con disparador automático, asegúrate de que todas las acciones y condiciones estén correctamente configuradas para evitar ejecuciones no deseadas.