Crear y gestionar flujos de automatización

Crear y gestionar flujos de automatización

Crear y gestionar flujos de automatización en Escala

Los flujos de automatización te permiten diseñar secuencias de acciones que se ejecutan automáticamente. En esta guía aprenderás a crear un flujo desde cero, agregar pasos y gestionar flujos existentes.

Crear un nuevo flujo

  1. Ve a Automatizaciones > Flujos en el menú lateral
  2. Se abrirá la página “Flujos de Automatización” con el listado de todos tus flujos existentes.
  3. Haz clic en el botón + Crear (esquina superior derecha)
  4. Se mostrará una ventana, donde podrás optar por crear una automatización utilizando una de las plantillas definidas o crearla desde cero.
  5. A continuación abordaremos paso a paso las diferentes opciones.

Crear un nuevo flujo a partir de una plantilla definida.

El sistema brinda una serie de plantillas definidas por defecto que puedes utilizar con el fin de agilizar el proceso de creación de un flujo de automatización. Partiendo de las mismas luego puedes hacer las modificaciones necesarias para que se ajusten a las necesidades propias. Para esto puedes seguir los siguientes pasos:
  1. Revisar dentro de las plantillas que se ofrecen la que mejor se adecúe a la automatización que necesita. Hacer clic sobre la misma.
  2. Se abrirá una ventana con el nombre “Nueva automatización",  donde se mostrará el flujo de la plantilla seleccionada, sin posibilidad de edición. 
  3. Haciendo uso de las herramientas de agrandar, achicar o ajustar a la pantalla, además de la posibilidad de mover el flujo, haciendo clic sobre el mismo y arrastrando, podrás ver en detalle todas las acciones/decisiones del flujo.
  4. Una vez que decidas que la plantilla cumple con tus necesidades, haz clic en el botón Seleccionar.
  5. Se abrirá el editor visual de flujos con el nombre de la plantilla seleccionada, nombre que podrás cambiar haciendo clic en el icono de lápiz (ícono de edición) junto al nombre, y escribiendo el nuevo nombre.
  6. A partir de aquí podrás editar el flujo de ser necesario, adicionando o eliminando acciones/decisiones, o editando las condiciones para el inicio del flujo. Si necesitas más detalles sobre la edición,  más adelante en este mismo tutorial tenemos una sección dedicada a esto.

Crear un nuevo flujo desde cero.

Si deseas crear un flujo desde cero, sin utilizar plantillas definidas, debes seguir los siguientes pasos:
    1. Hacer clic en el botón + Crear desde cero.
    2. Se abrirá el editor visual de flujos con el nombre “Nuevo flujo” y un formulario preguntando: “¿Cómo quieres iniciar este flujo?”
    3. Selecciona el tipo de evento de inicio (disparador):
      • Registro creado: Se activa al crear un nuevo registro.
      • Registro actualizado: Se activa al modificar un registro existente.
      • Registro eliminado: Se activa al eliminar un registro.
      • Sin evento de inicio: Inicio manual, sin disparador automático.
      • Etiqueta aplicada: Se activa cuando se aplica una etiqueta específica.
      • Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox: Se activa cuando se abre una conversación por un mensaje recibido vía Inbox.
    4. Luego selecciona el tipo de objeto sobre el que operará el flujo (Vinculación, Tarea, Reunión, Prospecto, Póliza, Persona, Oportunidad, Empresa o Cotización).
    5. Puedes agregar condiciones adicionales al evento de inicio: puedes filtrar para que el flujo solo se active en ciertos casos (por ejemplo: en el caso de una póliza, solo cuando la aseguradora sea "Sura"). Para esto utilizarias los selectores de Propiedad, Operador y Valor. Para crear filtros más complejos puedes seguir agregando condiciones, al hacer clic en el botón +Agregar. Una vez concluida la configuración del Evento de inicio, haz clic en el botón Guardar.
    6. El flujo se creará con el nodo de inicio configurado y estará listo para que agregues acciones y decisiones, lo cual se explica en la siguiente sección Agregar Pasos al Flujo.

    Agregar Pasos al flujo

    Una vez creado el flujo con su evento de inicio, puedes agregar pasos adicionales:
      1. En el editor visual, localiza el botón + (signo más) que aparece en la línea de conexión entre los nodos.
      2. Al hacer clic en +, se muestran dos opciones:
        • Acción: Agrega una acción automática (crear registro, actualizar campo, enviar correo, etc.). Para más detalles sobre la configuración de las acciones puedes revisar el artículo Configurar acciones del flujo 
        • Decisión: Agrega una condición que ramifica el flujo en dos caminos (Sí / No). Para más detalles, revisar el artículo Configurar condiciones y ramificaciones en flujos

      3. Selecciona el tipo de paso que deseas agregar y configura sus parámetros.
      4. Repite este proceso para construir la secuencia completa de tu flujo.

    Renombrar un flujo

      1. Dentro del editor de flujos, el nombre del flujo aparece en la esquina superior izquierda (ej. “Nuevo flujo”).
      2. Haz clic en el icono de lápiz (ícono de edición) junto al nombre.
      3. Escribe el nuevo nombre para tu flujo.
      4. Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.

    ✓ Consejo: Usa nombres descriptivos para tus flujos que indiquen claramente su propósito, como “Bienvenida nuevos prospectos” o “Seguimiento cotizaciones pendientes”.

    Guardar un flujo

    Después de configurar tu flujo, es importante guardarlo:

      1. Haz clic en el botón Guardar ubicado en la esquina superior derecha del editor.
      2. El flujo se guardará con la configuración actual.
    ⚠ Importante: Si sales del editor sin guardar, se te preguntará si deseas “Guardar y salir” o “Salir sin guardar”. Asegúrate de guardar tus cambios antes de salir.

    Habilitar o deshabilitar un flujo

    Puedes controlar si un flujo está activo o inactivo:

    Desde el editor de flujos:
      1. Abre el flujo que deseas modificar haciendo clic sobre él en la lista.
      2. En la parte superior derecha, verás un selector desplegable con el estado actual (Habilitado o Deshabilitado).
      3. Haz clic en el selector y cambia al estado deseado.
      4. Guarda los cambios.


    Desde la lista de flujos:
      1. En la columna Estatus de la tabla, cada flujo muestra su estado actual con un selector desplegable.
      2. Haz clic en el selector junto al flujo deseado para cambiar entre Habilitado y Deshabilitado.

    Editar un flujo existente

      1. Ve a Automatizaciones > Flujos en el menú lateral.
      2. Haz clic en el nombre del flujo que deseas editar.
      3. Se abrirá el editor visual donde podrás:
        • Agregar nuevas acciones o decisiones usando el botón +.
        • Hacer clic en un nodo existente para editar su configuración.
        • Cambiar el nombre, estado o configuraciones generales del flujo.
      4. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

    Gestionar flujos existentes

    • Editar: haz clic en el nombre del flujo en la lista para abrir el editor visual
    • Habilitar/Deshabilitar: cambia el estatus desde la columna "Estatus" en la lista o desde el editor
    • Duplicar o eliminar: usa el menú de tres puntos (⋮) junto al flujo en la lista
    • Ver métricas: revisa las columnas "Iniciados" y "Completados" para ver cuántas veces se ha ejecutado cada flujo

    Configuraciones avanzadas

    Desde el editor visual, haz clic en Configuraciones (esquina superior derecha) para limitar la ejecución del flujo a una sola vez, o permitir que se ejecute más de una vez.


    Herramientas del editor visual

    El editor visual de flujos incluye controles en la esquina superior derecha del canvas:
    Control Función
    Zoom in / Zoom out Acercar o alejar la vista del flujo.
    Ajustar al canvas Centra el flujo en la pantalla ajustándolo al tamaño visible.
    Pantalla completa Expande el editor a pantalla completa.
    Vista de nodos Ajusta el flujo para que sea totalmente visible en la pantalla.
    Recargar Recarga la vista del flujo.
    ⓘ Nota: En la esquina inferior izquierda del editor se muestra un minimapa que te ayuda a navegar por flujos grandes, mostrando una vista general de toda la estructura.

    Monitorear ejecuciones

    Desde la lista principal de flujos puedes monitorear el rendimiento de cada automatización revisando las columnas Iniciados y Completados, que muestran cuántas veces se ha ejecutado el flujo y cuántas ejecuciones se completaron exitosamente.

    Recomendaciones

    • Usa nombres descriptivos para identificar fácilmente cada flujo
    • Prueba tus flujos con registros de prueba antes de habilitarlos en producción
    • Monitorea las métricas de Iniciados vs Completados para detectar flujos con errores
    • Comienza con flujos simples (un disparador + una acción) y agrega complejidad gradualmente
    Video tutorial

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