Conceptos básicos de automatizaciones
Conceptos básicos de automatizaciones en Escala
Las automatizaciones en Escala te permiten crear flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente cuando ocurren ciertos eventos. Esto te ayuda a ahorrar tiempo, mantener la consistencia en tus procesos y asegurar que ninguna tarea importante se olvide.
¿Qué es un flujo de automatización?
Un flujo es una secuencia de pasos que se ejecutan automáticamente cuando se cumple una condición de inicio (llamada "evento de inicio" o "disparador") o cuando se inicia manualmente. Por ejemplo: cuando se crea un nuevo prospecto, automáticamente enviar un mensaje de WhatsApp de bienvenida.
Cómo acceder a las automatizaciones
- En el menú lateral izquierdo, haz clic en Automatizaciones.
- Selecciona Flujos.
Verás la lista de Flujos de Automatización con todos los flujos creados en tu cuenta.
Componentes de un flujo
Cada flujo se compone de tres elementos principales:
- Evento de inicio (disparador): la condición que activa el flujo. Por ejemplo: "Registro creado", "Registro actualizado", "Registro eliminado", "Sin evento de inicio" (inicio manual), "Etiqueta Aplicada", "Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox".
- Acciones: los pasos que se ejecutan automáticamente. Por ejemplo: enviar un email, enviar un mensaje de WhatsApp, crear una tarea, actualizar un campo, esperar un tiempo determinado.
- Condiciones/Decisiones: bifurcaciones en el flujo que permiten ejecutar acciones diferentes según se cumplan o no ciertos criterios.
Vista de lista de flujos
La lista de flujos muestra:
- Nombre: identificador del flujo
- Iniciados: número de veces que el flujo se ha disparado
- Completados: número de ejecuciones completadas exitosamente
- Evento de inicio: el disparador configurado
- Estatus: Habilitado (activo, en verde) o Deshabilitado (pausado, en rojo)
- Modificado por: último usuario que editó el flujo
- Creación/Modificación: fecha de la última edición
✓ Consejo: Puedes filtrar los flujos en la vista principal usando el selector “Todos los flujos” y el campo de búsqueda para encontrar rápidamente el flujo que necesitas.
El editor visual de flujos
Al hacer clic en un flujo, se abre el editor visual (canvas). Aquí puedes ver y editar el flujo de forma gráfica:
- El flujo se muestra de izquierda a derecha, comenzando con el evento de inicio (ícono verde ▶) y terminando con el punto final (ícono rojo ⏹)
- Entre cada paso hay un botón + que te permite agregar nuevas acciones o decisiones.
- Puedes modificar o eliminar acciones o decisiones haciendo clic en la accion/decisión y seleccionando la opción de Editar o Eliminar según sea el caso.
- Puedes hacer zoom, mover el canvas y usar el mini-mapa para navegar flujos complejos
- El botón Guardar guarda tus cambios y Salir te devuelve a la lista de flujos
Tipos de eventos de inicio disponibles
Al crear un flujo, debes seleccionar cómo se iniciará. Los tipos de disparadores disponibles son:
| Disparador | Descripción |
|---|---|
| Registro creado | El flujo se activa cuando se crea un nuevo registro en un módulo específico. |
| Registro actualizado | El flujo se activa cuando se modifica un campo de un registro existente. |
| Registro eliminado | El flujo se activa cuando se elimina un registro. |
| Sin evento de inicio | El flujo no tiene un disparador automático; flujos que se ejecutan manualmente o bajo demanda. |
| Etiqueta aplicada | El flujo se activa cuando se aplica una etiqueta específica a un registro. |
| Conversación abierta por mensaje recibido vía Inbox. | El flujo se activa cuando se abre una conversación por un mensaje recibido vía Inbox. |
Objetos disponibles para automatizar
Los flujos pueden operar sobre los siguientes tipos de registros del CRM:
| Objeto | Descripción |
|---|---|
| Vinculación | Asociaciones entre registros |
| Tarea | Tareas asignadas a usuarios |
| Reunión | Reuniones programadas |
| Prospecto | Prospectos en el embudo de ventas |
| Póliza | Pólizas de seguros |
| Persona | Registros de tipo persona/contacto individual |
| Oportunidad | Oportunidades de venta |
| Empresa | Registros de tipo empresa/organización |
| Cotización | Cotizaciones comerciales |
Tipos de acciones disponibles
Dentro de un flujo puedes agregar las siguientes acciones:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Crear registro | Crea automáticamente un nuevo registro de cualquier tipo (tarea, oportunidad, etc.). |
| Actualizar valor de un campo | Modifica el valor de uno o más campos del registro que inició el flujo o de un registro asociado. |
| Esperar | Pausa el flujo durante un período de tiempo determinado antes de continuar con la siguiente acción. |
| Enviar a otra automatización | Envía el registro a otro flujo de automatización para continuar el proceso. |
| Enviar correo | Envía un correo electrónico automáticamente al registro que inició el flujo o a un registro asociado. |
| Asignar dueño(s) a conversaciones del inbox | Asigna dueño(s) a conversaciones del inbox según se configure. |
| Enviar mensaje de WhatsApp | Envía un mensaje de Whatsapp según la configuración que se realice. |
| Agregar etiqueta | Aplica una etiqueta automáticamente al registro que inició el flujo o a un registro asociado. |
| Eliminar etiqueta | Remueve una etiqueta automáticamente al registro que inició el flujo o a un registro asociado. |
Para determinados tipos de acciones, en la configuración de la misma debemos seleccionar sobre que objeto se ejecutará la acción:
- Objeto que inicia el flujo: Se refiere al objeto sobre el que se está ejecutando el flujo.
- Objeto asociado: Este se refiere a un objeto asociado al objeto sobre el que se está ejecutando el flujo.
Por ejemplo: Se desea crear una automatización para que cada vez que se registra una nueva póliza en el sistema se envíe un correo de bienvenida a la persona asociada a esa póliza. En este caso, la acción que se defina en el flujo para Enviar correo, habría que configurarla para que se ejecute sobre un objeto asociado, en este caso, Personas.
Estados de un flujo
Cada flujo de automatización puede tener uno de estos dos estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Habilitado | El flujo está activo y se ejecutará cuando se cumpla su evento de inicio. |
| Deshabilitado | El flujo está inactivo y no se ejecutará automáticamente. |
Habilitar y deshabilitar flujos
Un flujo solo se ejecutará automáticamente cuando esté en estatus Habilitado. Puedes cambiar el estatus desde la lista de flujos haciendo clic en el desplegable de la columna Estatus, o desde el editor visual usando el desplegable en la esquina superior derecha.
Ejemplo de uso típico
Un caso común de automatización es enviar un correo de bienvenida cuando se crea un nuevo contacto desde el link de MKT:
-
Evento de inicio: Registro creado > Prospecto
-
Condición sobre registro: Propiedad > Suborigen, Operador: Es uno de, Valor: Contacto vía Escala CRM > Solicitud vía enlaces
- Acción 1: Agregar etiqueta “Nuevo”
- Acción 2: Enviar correo de bienvenida
Para entrar más en detalle sobre la creación de Flujos puede consultar el artículo Crear y gestionar flujos de automatización.
Video Tutorial
⚠ Importante: La sección Agentes de IA que aparece debajo de Flujos en el menú lateral está marcada como “Pronto”, lo que indica que es una funcionalidad que estará disponible próximamente.
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