¿Qué es una Persona en Escala y cuándo usarla?

Una Persona es el registro central de cualquier individuo con quien tu equipo tiene o puede tener una relación comercial — ya sea un prospecto, un cliente activo o el titular de una póliza. En este artículo te explicamos qué es, cómo se diferencia de otros registros y cuándo conviene crearla.

¿Quién puede usar esta función?

Rol	Acceso
Administrador	✅ Crear, editar y eliminar
Asesor	✅ Crear y editar
Solo lectura	👁️ Consultar

¿Qué es una Persona?

En Escala, una Persona es un registro que representa a un individuo real — una persona natural — con quien tu empresa tiene o busca una relación comercial. Puede ser un prospecto al que estás cotizando, un cliente con pólizas activas, o el tomador o asegurado en un resumen de póliza.

A diferencia de una Empresa (que representa una organización o compañía), una Persona siempre es alguien específico: tiene nombre, documento de identidad, datos de contacto y puede estar vinculada a múltiples productos o procesos dentro del CRM.

💡 ¿Persona o Empresa? Si quien recibirá el servicio o producto es una organización (ej. una empresa que adquiere un seguro colectivo), crea una Empresa. Si es un individuo, crea una Persona. En muchos casos vas a necesitar ambas: la Empresa como organización y la Persona como el contacto dentro de esa empresa.

¿Para qué sirve una Persona?

El registro de Persona es el punto de partida de casi todo lo que ocurre en Escala. Desde una Persona puedes:

Gestionar su información de contacto — teléfono, correo, documento de identidad, y campos adicionales según la configuración de tu cuenta.
Ver todas sus asociaciones — pólizas, cotizaciones, oportunidades, resúmenes de póliza y empresas vinculadas, todo desde una sola ficha.
Llevar el historial completo — notas, actividades, cambios de datos y conversaciones quedan registrados automáticamente.
Comunicarte directamente — puedes enviarle un correo o iniciar una conversación de WhatsApp sin salir del registro.
Asignar roles en relaciones — por ejemplo, identificar si la persona actúa como tomador, asegurado o pagador dentro de una póliza.

Tipos de contacto: Prospecto y Cliente

Cuando creas una Persona, debes indicar su tipo de contacto:

Prospecto: alguien con quien estás en proceso comercial pero que aún no tiene una relación activa contigo.
Cliente: alguien que ya tiene productos o servicios activos contigo.

Este campo no es definitivo — puedes actualizarlo en cualquier momento conforme avanza la relación.

¿Cuándo crear una Persona?

Crea un registro de Persona cuando:

Un prospecto nuevo te contacta o lo capturas desde SURA.
Vas a generar una cotización o póliza para un individuo.
Necesitas registrar a alguien como tomador, asegurado o pagador en una póliza.
Quieres centralizar el historial de comunicaciones e interacciones de un contacto específico.

⚠️ Evita duplicados. Antes de crear una Persona, búscala por nombre, correo o número de identificación. Un mismo contacto duplicado puede generar inconsistencias en tus pólizas, comunicaciones y reportes.

¿Cómo llega una Persona al CRM?

Las Personas pueden crearse de tres formas:

Manualmente — desde el menú Contactos > Personas, usando el botón + Crear.
Por importación — cargando un archivo con múltiples registros a la vez.
Automáticamente desde SURA — cuando se sincroniza una cotización o póliza, Escala crea la Persona correspondiente si no existe, o la asocia si ya estaba registrada.

Próximos pasos

👉 Crear y editar una Persona
👉 Ver asociaciones de una Persona
👉 Importar Personas al CRM