¿Qué es la matriz de permisos por rol?
⚠️ Importante: Solo los administradores pueden gestionar usuarios en Escala.
¿Para quién es este artículo?
Para cualquier Administrador que quiera entender cómo funciona el sistema de permisos de Escala antes de empezar a configurarlo.
¿Para qué sirve?
La matriz de permisos es la herramienta que te permite controlar exactamente qué puede ver y hacer cada tipo de usuario dentro de Escala. En lugar de darle a todos el mismo nivel de acceso, puedes definir reglas distintas según el rol de cada persona en tu equipo.
Esto te ayuda a:
- Proteger información sensible — por ejemplo, que solo los supervisores puedan ver reportes.
- Evitar errores accidentales — un asesor que no puede eliminar registros, no puede borrar algo por error.
- Ordenar el trabajo — cada usuario ve lo que necesita, sin ruido de más.
¿Cómo está organizada?
La matriz es una tabla con dos ejes:
- Las filas representan funcionalidades del sistema (ver pólizas, crear tareas, administrar canales del inbox, etc.).
- Las columnas representan los roles que existen en tu cuenta.
Cada casilla (✅ o vacía) indica si ese rol tiene o no ese permiso. Es tan simple como eso.
Ejemplo: Imagina que tienes dos roles — "Asesor de cartera" y "Supervisor". En la fila de Reportes, el Supervisor tiene la casilla marcada y el Asesor no. Eso significa que solo el Supervisor puede ver reportes.
¿Qué módulos cubre la matriz?
Los permisos están organizados en categorías, una por cada área de la plataforma. Los módulos disponibles pueden variar según la configuración de tu cuenta, pero típicamente encontrarás:
| Categoría | ¿Qué controla? |
|---|---|
| Módulos del CRM (Personas, Empresas, Oportunidades, Cotizaciones, Pólizas, Tareas, Reuniones, entre otros) | Quién puede ver, crear, editar o eliminar registros. |
| Conversaciones del Inbox | Quién puede atender conversaciones, y si puede ver solo las suyas o todas. |
| Archivos compartidos | Quién puede subir, ver, administrar o eliminar archivos del equipo. |
| Documentos en vista detalle | Quién puede ver o gestionar archivos adjuntos a un registro específico. |
| Flujos de automatización |
Quién puede crear o modificar automatizaciones. |
| Plantillas de correo | Quién puede administrar plantillas de marketing o del CRM. |
| Reportes | Quién puede ver o administrar los reportes de la cuenta. |
¿Qué es el alcance de un permiso?
Además de definir qué acción puede hacer un rol, muchos módulos permiten controlar sobre cuáles registros aplica esa acción:
| Alcance | ¿Qué significa? |
|---|---|
| Todos los registros | El usuario puede actuar sobre cualquier registro del módulo, sin importar quién lo creó. |
| Solo donde soy Responsable | Solo los registros en los que ese usuario aparece como responsable. |
| Solo donde soy Organizador | Solo los registros en los que aparece como organizador. |
| Solo donde soy Dueño | Solo los registros que le fueron asignados directamente. |
Ejemplo práctico: Un asesor configurado con "Ver pólizas — Solo donde soy Dueño" únicamente verá las pólizas que tiene asignadas, no las de sus compañeros.
¿Roles y equipos es lo mismo?
No, son dos conceptos distintos que se complementan:
| Roles | Equipo | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Controlar qué puede hacer un usuario (permisos) | Agrupar usuarios para organizar el trabajo |
| Alcance | Se asigna a cada usuario individualmente | Agrupa a varios usuarios |
| Ejemplo | El rol "Asesor" puede ver pólizas pero no configuraciones | El equipo "Cartera Norte" recibe los prospectos de esa región |
Los roles definen los límites de acceso; los equipos definen la organización del trabajo.
💡 En el siguiente artículo verás cómo entrar a la matriz, marcar los permisos de cada rol y guardar los cambios.