Importar una póliza desde la carátula PDF

Importar una póliza desde la carátula PDF

Importar una póliza desde la carátula PDF

Escala te permite crear una póliza directamente desde el PDF de la carátula, sin tener que digitar los datos uno por uno. El sistema lee el documento, extrae la información principal y la lleva al formulario de creación.

ℹ️ Esta función está disponible desde Ventas → Pólizas.

¿Para qué sirve esta función?

Imagina que acabas de cerrar una póliza con un cliente. SURA te envía la carátula en PDF — ese documento que tiene todos los datos: número de póliza, aseguradora, fechas de vigencia, valor de la prima, tomador. Antes tenías que abrir el CRM y digitar cada dato a mano. Con esta funcionalidad, subes el PDF y Escala llena el formulario por ti.

Es útil especialmente cuando:
  1. Recibes pólizas de aseguradoras que no están integradas directamente con Escala (Bolívar, Allianz, etc.)
  2. Necesitas registrar pólizas antiguas que tienes en PDF
  3. Quieres agilizar el registro sin cometer errores de digitación

💡 Tip: Aunque Escala extrae los datos automáticamente, siempre revísalos antes de guardar. La calidad del resultado depende de qué tan legible esté el PDF.

¿Quién puede usarlo?

Cualquier usuario con acceso al módulo de Pólizas puede importar desde carátula.

Antes de comenzar

Ten en cuenta lo siguiente para obtener los mejores resultados:
  1. ✅ El PDF debe ser digital (generado directamente desde el sistema de la aseguradora), no una foto ni un documento escaneado.
  2. ✅ El archivo debe tener un tamaño máximo de 10 MB.
  3. ⚠️ Los PDFs escaneados o de baja calidad pueden generar errores de extracción — en ese caso, los campos quedarán vacíos y deberás completarlos manualmente.

Paso a paso

Paso 1 — Abre el módulo de Pólizas

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Ventas → Pólizas.

Se mostrará el listado de todas las pólizas registradas en tu cuenta.



Paso 2 —  Haz clic en "Importar desde carátula"
En la esquina superior derecha verás tres botones: "Importar", "Importar desde carátula" y "+ Crear". Haz clic en "Importar desde carátula".

ℹ️ ¿Cuál es la diferencia entre "Importar" e "Importar desde carátula"?

  1. Importar → carga masiva de muchas pólizas a la vez desde un archivo Excel o CSV.
  2. Importar desde carátula → registra una sola póliza leyendo automáticamente su PDF.

Paso 3 —  Sube la carátula
Se abre la ventana "Importar desde carátula". Tienes dos opciones:
  1. Arrastra y suelta el archivo PDF directamente en el área punteada
  2. O haz clic en "Seleccionar archivo" para buscarlo en tu computador

⚠️ Solo se aceptan archivos en formato PDF. Si intentas subir otro tipo de archivo, el sistema lo bloqueará.


Paso 4 — Espera mientras Escala procesa el archivo
Una vez que el archivo se carga, verás el nombre del PDF en pantalla y un mensaje "Detectando aseguradora..." con un ícono girando. Esto significa que Escala ya está analizando el documento.

⏳ No cierres ni hagas clic en nada mientras ves este mensaje. El proceso toma solo unos segundos.


Paso 5 — Verifica la aseguradora y decide si adjuntar el PDF
Cuando termina la detección, el spinner desaparece y verás dos elementos listos para revisar:

① Aseguradora detectada
El campo "Aseguradora" aparece prellenado con el resultado.

"Identificamos que el documento corresponde a esta aseguradora. Puedes cambiarla si es incorrecta, o dejarla vacía para usar la configuración por defecto."

  1. ✅ Si la aseguradora es correcta — déjala como está
  2. ✏️ Si es incorrecta — haz clic en la X y selecciona la correcta en el desplegable
  3. Si no aparece ninguna — déjalo vacío, el sistema usará la configuración por defecto
② ¿Subir PDF a un campo archivo?
Más abajo verás esta pregunta. Por defecto ya está seleccionado el campo "Documento carátula de la póliza", lo que significa que el PDF quedará guardado automáticamente como adjunto del registro.
  1. ✅ Si quieres conservar el PDF vinculado a la póliza — déjalo como está
  2. 🚫 Si no quieres adjuntarlo — haz clic en la X del desplegable para deseleccionarlo

💡 Tip: Te recomendamos dejarlo seleccionado. Así el PDF queda guardado directamente en el registro de la póliza y podrás consultarlo en cualquier momento sin tener que buscarlo en tu computador.



Paso 6 —  Haz clic en "Procesar el PDF"
Con la aseguradora confirmada y la opción de adjunto definida, haz clic en "Procesar el PDF" para continuar.
Escala extraerá todos los campos del documento. Esto toma unos segundos.

Paso 7 — Espera mientras Escala procesa la carátula
Verás el modal con un spinner y el mensaje "Procesando carátula...". Escala está extrayendo todos los datos del documento y buscando registros relacionados en el CRM.

⏳ No cierres la ventana mientras ves este mensaje. El proceso toma solo unos segundos.


Paso 8 — Revisa los registros relacionados encontrados
Cuando termina el procesamiento, el modal muestra un resumen con el texto "Se procesaron los siguientes registros relacionados:"
Aquí verás si Escala encontró o creó registros vinculados a la póliza — por ejemplo, la Persona (tomador):
Lo que verás Qué significa
✅ Personas → "No encontrado, se creó un registro nuevo"
 El tomador no existía en el CRM — Escala creó automáticamente una Persona nueva con los datos del PDF
✅ Personas → "Encontrado: [Nombre]" El tomador ya existía en el CRM y quedó vinculado a la póliza


ℹ️ ¿Escala creó una Persona nueva? No te preocupes — puedes revisar y completar sus datos más adelante desde Contactos → Personas.

Haz clic en "Continuar" para abrir el formulario de la póliza.

Paso 9 —  Revisa y completa el formulario prellenado
Se abre el panel "Crear Póliza" en el lado derecho de la pantalla, con los campos ya diligenciados a partir del PDF. En este ejemplo, Escala extrajo:
  1. Nombre de contacto: VALENTINA ARANGO OQUENDO
  2. Número de póliza: 091000807524
  3. Tipo de póliza: Colectiva
  4. Ramo: Vida y Personas / Salud
  5. Aseguradora: Sura

Revisa cada campo antes de guardar. No todos los campos se extraen siempre — algunos pueden quedar vacíos dependiendo del PDF:
Campo Qué revisar
Nombre de contacto Verifica que corresponde al tomador correcto
Número de póliza ⚠️ Obligatorio — verifica que coincide exactamente con el documento
Tipo de póliza Confirma si es Individual o Colectiva
Ramo Verifica la categoría del producto
Producto Si quedó vacío, complétalo manualmente
Nombre del Plan Si quedó vacío, complétalo manualmente
Aseguradora ⚠️ Obligatorio — confirma que es la correcta

ℹ️ Todos los campos son editables. Si algo no quedó bien extraído, corrígelo directamente aquí antes de guardar.


Paso 10 —  Guarda la póliza
Cuando estés conforme con la información, haz clic en "Aceptar".

¡Listo! La póliza quedará registrada en el CRM y aparecerá en el listado de Ventas → Pólizas.

Preguntas frecuentes

¿Con qué aseguradoras funciona esta función? Con cualquier aseguradora cuya carátula sea un PDF digital: SURA, Bolívar, Allianz, entre otras. El nivel de extracción puede variar según el formato del documento.

¿Qué pasa si algunos campos quedan vacíos? Significa que el sistema no pudo extraer esa información del PDF — ya sea porque el documento es escaneado, de baja calidad, o porque ese campo no estaba claramente identificado en la carátula. Puedes completarlos manualmente en el formulario antes de guardar.

¿Puedo editar los datos que Escala extrajo? Sí. Todos los campos del formulario son editables. Revisa siempre el número de póliza y la aseguradora antes de guardar.

¿Qué pasa si el PDF tiene varias pólizas? Esta función procesa una póliza por vez. Si necesitas registrar varias, repite el proceso por cada una o usa la opción Importar (carga masiva por CSV/Excel).

¿El PDF queda guardado en la póliza? Sí, siempre que en el paso 5 hayas dejado seleccionado el campo "Documento carátula de la póliza". Puedes verlo en el detalle de la póliza, en la sección de archivos adjuntos.