Gestionar roles y permisos de usuarios
Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Aprende a gestionar los roles predeterminados de Escala, crear roles personalizados y configurar permisos específicos por módulo para cada tipo de usuario.
La misión: Aprende a gestionar los roles predeterminados de Escala, crear roles personalizados y configurar permisos específicos por módulo para cada tipo de usuario.
Los roles y permisos te permiten controlar qué puede ver y hacer cada miembro de tu equipo dentro de Escala. Con esta configuración puedes proteger datos sensibles, limitar acciones por módulo y crear estructuras de acceso que se adapten a la organización de tu empresa.
¿Cómo acceder a la gestión de roles?
- Inicia sesión en crm.escala.com.
- Haz clic en tu avatar (tu inicial) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Perfil y configuraciones.
- En el menú lateral, bajo Perfil de la empresa, haz clic en Usuarios y permisos.
- Haz clic en la pestaña Roles.
- Se mostrará el listado de Roles con los permisos de acceso a cada módulo.
Rol predeterminado
Escala incluye un rol único predeterminado que no puede ser eliminado ni renombrado. Se identifica con un ícono de candado (🔒) junto al nombre:
| Rol | Descripción | Editable |
|---|---|---|
| Admin 🔒 | Acceso completo a todas las funcionalidades, configuraciones, datos y usuarios. Todos los permisos están marcados (✅). Es el rol con más privilegios. | No |
⚠️ Importante: El rol predeterminado (Admin) no puede ser modificado. Si necesitas permisos diferentes, debes crear un rol personalizado.
¿Cómo crear un rol personalizado?
- En la pestaña Roles, haz clic en el botón + Crear rol en la esquina superior derecha.
- Ingresa un nombre y una descripción para el nuevo rol (ej. "Soporte", "Marketing", "Supervisor").
- Haz clic en el botón Aceptar.
- El nuevo rol aparecerá como una nueva columna en la matriz de permisos. Verás un ícono de lápiz (✏️) para editar el nombre y un botón (x) para eliminarlo.
- Marca las casillas de verificación (checkboxes) correspondientes para otorgar permisos específicos al rol.
- Desplázate hacia abajo y haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
Entender la matriz de permisos
La matriz de permisos es una tabla donde las filas representan funcionalidades específicas y las columnas representan los roles. Cada casilla de verificación (checkbox) controla si un rol tiene acceso a esa funcionalidad.
Categorías de permisos
Los permisos están organizados por módulos. Las principales categorías que verás son:
| Categoría | Permisos típicos |
|---|---|
| Archivos Compartidos | Ver archivos, subir archivos, administrar archivos, eliminar archivos. |
| Documentos en vista detalle | Ver archivos, gestionar archivos. |
| Módulos del CRM (Cotizaciones,Empresas, Solicitudes de Cotizaciones de seguro, Oportunidades, Personas, Pólizas, Prospectos, Reuniones, Tareas, Vinculaciones) | Ver, editar, eliminar, crear métricas y eliminar métricas, en registros del CRM. |
| Conversaciones del Inbox | Administrar estados del Inbox, administrar canales del Inbox, bloquear recipientes, comunicarse con recipientes propios y no asignados, comunicarse con todos los recipientes |
| Flujos de Automatización | Administrar flujos de automatización. |
| Plantillas de Correo | Administrar plantillas de correo de marketing, administrar plantillas de correo de CRM. |
| Reportes | Ver todos los reportes, administrar todos los reportes. |
Niveles de acceso por módulo
Dentro de cada módulo, los permisos se dividen generalmente en tres acciones:
Ver
→
Editar
→
Eliminar
Además, muchos módulos permiten restringir el alcance según el nivel de propiedad:
| Alcance | Descripción |
|---|---|
| Todos los registros | El usuario puede ver/editar/eliminar cualquier registro del módulo. |
| Solo donde soy Responsable | Solo los registros donde el usuario participa como responsable. |
| Solo donde soy Organizador | Solo los registros donde el usuario participa como organizador. |
| Solo donde soy Dueño | Solo los registros que fueron asignados directamente al usuario como responsable. |
💡 Tip: Para equipos de ventas, una buena práctica es permitir que cada vendedor solo vea y edite sus propios prospectos ("Solo donde soy Dueño"), mientras que los supervisores pueden ver todos los registros.
Editar y eliminar roles personalizados
Los roles personalizados pueden ser editados o eliminados en cualquier momento:
- Para editar un rol personalizado: haz clic en el ícono de lápiz (✏️) junto al nombre del rol, modifica el nombre o los permisos deseados, y haz clic en Actualizar.
- Para eliminar un rol personalizado: haz clic en el botón rojo (x) junto al nombre del rol.
⚠️ Importante: Antes de eliminar un rol personalizado, asegúrate de reasignar a todos los usuarios que lo tengan a otro rol. De lo contrario, podrían perder acceso a funcionalidades.
Resumen de pasos
- Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
- Menú lateral > Perfil de la empresa > Usuarios y permisos > pestaña Roles.
- Revisa los roles predeterminados (Admin, por el momento) que no son editables.
- Para crear un rol: clic en + Crear rol, asigna nombre y configura permisos.
- Marca las casillas de la matriz para otorgar o revocar permisos por módulo y alcance.
- Clic en Actualizar para guardar los cambios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar los permisos de los roles predeterminados?
No. El rol Admin es fijo y no se puede modificar. Si necesitas ajustar permisos, crea un rol personalizado con + Crear rol.
¿Cómo sé qué permisos tiene un rol?
En la pestaña Roles, la matriz de permisos muestra checkmarks (✅) en coral para cada permiso activo. Desplázate vertical y horizontalmente para ver todos los módulos y roles.
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