Gestionar roles y permisos de usuarios

Gestionar roles y permisos de usuarios

Usuarios autorizados: Administradores.
La misión: Aprende a gestionar los roles predeterminados de Escala, crear roles personalizados y configurar permisos específicos por módulo para cada tipo de usuario.

Los roles y permisos te permiten controlar qué puede ver y hacer cada miembro de tu equipo dentro de Escala. Con esta configuración puedes proteger datos sensibles, limitar acciones por módulo y crear estructuras de acceso que se adapten a la organización de tu empresa.

¿Cómo acceder a la gestión de roles?

  1. Inicia sesión en crm.escala.com.
  2. Haz clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  3. En el menú lateral, bajo Empresa, haz clic en Usuarios y permisos.
  4. Haz clic en la pestaña Roles.

Roles predeterminados

Escala incluye tres roles predeterminados que no pueden ser eliminados ni renombrados. Cada uno se identifica con un ícono de candado (🔒) junto al nombre:

RolDescripciónEditable
Admin 🔒Acceso completo a todas las funcionalidades, configuraciones, datos y usuarios. Todos los permisos están marcados (✅). Es el rol con más privilegios.No
Ventas 🔒Permisos orientados al equipo comercial: gestión de prospectos, oportunidades, cotizaciones y comunicaciones.No
Editor 🔒Permisos limitados, generalmente para usuarios que solo necesitan ver o editar contenido específico sin acceso a configuraciones.No
⚠️ Importante: Los roles predeterminados (Admin, Ventas, Editor) no pueden ser modificados. Si necesitas permisos diferentes, debes crear un rol personalizado.

¿Cómo crear un rol personalizado?

  1. En la pestaña Roles, haz clic en el botón + Crear rol en la esquina superior derecha.
  2. Ingresa un nombre y una descripción para el nuevo rol (ej. "Soporte", "Marketing", "Supervisor").
  3. Haz clic en Aceptar.
  4. El nuevo rol aparecerá como una nueva columna en la matriz de permisos. Verás un ícono de lápiz (✏️) para editar el nombre y un botón (x) para eliminarlo.
  5. Marca las casillas de verificación (checkboxes) correspondientes para otorgar permisos específicos al rol.
  6. Desplázate hacia abajo y haz clic en Actualizar para guardar los cambios.

Entender la matriz de permisos

La matriz de permisos es una tabla donde las filas representan funcionalidades específicas y las columnas representan los roles. Cada casilla de verificación (checkbox) controla si un rol tiene acceso a esa funcionalidad.

Categorías de permisos

Los permisos están organizados por módulos. Las principales categorías que verás son:

CategoríaPermisos típicos
ArchivosGestionar archivos, ver archivos, administrar permisos de archivos.
Módulo ArchivosVer, Editar, Eliminar archivos (con variantes por nivel de propiedad), Crear y Editar métricas de Archivos.
CRM (Prospectos, Contactos)Ver, crear, editar y eliminar registros del CRM.
InboxAcceso a conversaciones del inbox, asignación de chats.
AutomatizacionesCrear, editar y activar flujos de automatización.
MarketingCampañas de email, landing pages, formularios.
ReportesAcceso a reportes y analíticas.

Niveles de acceso por módulo

Dentro de cada módulo, los permisos se dividen generalmente en tres acciones:

Ver → Editar → Eliminar

Además, muchos módulos permiten restringir el alcance según el nivel de propiedad:

AlcanceDescripción
Todos los registrosEl usuario puede ver/editar/eliminar cualquier registro del módulo.
Solo donde soy OrganizadorSolo los registros donde el usuario participa como organizador del equipo.
Solo donde soy DueñoSolo los registros que fueron asignados directamente al usuario como responsable.
💡 Tip: Para equipos de ventas, una buena práctica es permitir que cada vendedor solo vea y edite sus propios prospectos ("Solo donde soy Dueño"), mientras que los supervisores pueden ver todos los registros.

Editar y eliminar roles personalizados

Los roles personalizados pueden ser editados o eliminados en cualquier momento:

  • Para editar un rol personalizado: haz clic en el ícono de lápiz (✏️) junto al nombre del rol, modifica el nombre o los permisos deseados, y haz clic en Actualizar.
  • Para eliminar un rol personalizado: haz clic en el botón rojo (x) junto al nombre del rol.
⚠️ Importante: Antes de eliminar un rol personalizado, asegúrate de reasignar a todos los usuarios que lo tengan a otro rol. De lo contrario, podrían perder acceso a funcionalidades.

Resumen de pasos

  1. Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  2. Menú lateral > Empresa > Usuarios y permisos > pestaña Roles.
  3. Revisa los roles predeterminados (Admin, Ventas, Editor) que no son editables.
  4. Para crear un rol: clic en + Crear rol, asigna nombre y configura permisos.
  5. Marca las casillas de la matriz para otorgar o revocar permisos por módulo y alcance.
  6. Clic en Actualizar para guardar los cambios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar los permisos de los roles predeterminados?

No. Los roles Admin, Ventas y Editor son fijos y no se pueden modificar. Si necesitas ajustar permisos, crea un rol personalizado con + Crear rol.

¿Cómo sé qué permisos tiene un rol?

En la pestaña Roles, la matriz de permisos muestra checkmarks (✅) en coral para cada permiso activo. Desplázate vertical y horizontalmente para ver todos los módulos y roles.

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