Crear y gestionar reuniones
Crear y gestionar reuniones
Las reuniones en Escala son actividades que te permiten registrar y hacer seguimiento de citas, llamadas o encuentros con tus contactos y leads. Puedes consultarlas desde dos vistas distintas según tu preferencia: una vista de calendario para una perspectiva visual del tiempo, y una vista de tabla para gestionar el listado completo de tus reuniones.
Cómo crear una reunión
Para registrar una nueva reunión en Escala, en el menú lateral izquierdo haz clic en Ventas y luego clic en la opción Reuniones.
Se mostrarán las reuniones agendadas en un calendario si está seleccionada la vista de Calendario, o el listado de las mismas, en caso de estar en la vista de Tabla.
Si estas en la vista de Tabla, haz clic en el botón + Crear, y estando en la vista Calendario, haz clic en la fecha y horario en la que quieres agendar la reunión. 
Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
- Nombre de la reunión— Nombre o asunto de la reunión.
- Fecha y hora de inicio — Cuándo comenzará la reunión. En caso de que la creación se haga desde la vista Calendario, esta fecha vendrá seleccionada desde el calendario, aunque puede ser cambiada haciendo clic en el control de fecha, y seleccionando la fecha deseada.
- Fecha y hora de fin — Cuándo terminará. Esto determina la duración en el calendario. En caso de que la creación se haga desde la vista Calendario, esta fecha vendrá seleccionada desde el calendario, aunque puede ser cambiada haciendo clic en el control de fecha, y seleccionando la fecha deseada.
- Estado — Indica si la reunión está En Proceso, Descartada o Completada. Seleccione de la lista desplegable el valor deseado. Por defecto aparece seleccionado En Proceso.
- Tipo — Tipo de Reunión (Evento, Llamada, Otro, Reunión, Reunión con asistencia, Tarea interna, Webinar). Haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo deseado. Por defecto aparece seleccionado Evento.
- A continuación otros datos adicionales en dependencia de las necesidades del usuario. Los anteriores son todos requeridos para poder crear la reunión.
- Organizadores. Usuarios responsables de organizar el evento. Haz clic en la lista desplegable y seleccione el o los usuarios responsables de la organización de la reunión.
- Ubicación. Ubicación física o virtual del evento.
- Aseguradora. Aseguradora relacionada con el evento, si aplica.
- Descripción. Descripción detallada de la reunión, instrucciones y contexto necesario.
- Identificador único de la reunión. Identificador único de la reunión en el sistema.
- Una vez completes el formulario, haz clic en Aceptar. La reunión quedará registrada y aparecerá en ambas vistas.
Vista de calendario
La vista de calendario te muestra tus reuniones organizadas por fecha en un formato visual. Puedes navegar entre semanas y meses usando las flechas de navegación en la parte superior. Cada reunión aparece como un bloque de tiempo en el día correspondiente, mostrando el título y la hora de inicio.
- Ver el detalle de una reunión — Haz clic sobre el bloque para ver el resumen de la reunión.
- Cambiar el rango de visualización — Alterna entre vista de día, semana o mes usando los botones en la esquina superior derecha del calendario.
- Crear una reunión rápida — Haz clic sobre un espacio en blanco del calendario para abrir el formulario de creación directamente en esa fecha y hora.
💡 Tip: La vista de calendario es ideal para identificar conflictos de horario y planear tu agenda de la semana de un vistazo.
Vista de tabla
La vista de tabla muestra todas tus reuniones en formato de listado con columnas para cada campo principal: nombre de la reunión, fecha y hora de inicio, fecha y hora de fin, tipo, estado, entre otros. Desde aquí puedes:
- Filtrar reuniones — Usa los filtros disponibles en la parte superior para segmentar por fecha, estado, responsable o contacto.
- Ordenar columnas — Haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar de manera ascendente o descendente.
- Editar una reunión — Haz clic en el nombre de la reunión para abrir su detalle y editarla.
- Cambiar el estado — Actualiza si la reunión fue completada o cancelada.
Gestionar reuniones desde la vista de calendario
Al hacer clic sobre una reunión en el calendario, se mostrará el formulario de edición de la reunión, desde donde puedes modificar cualquier campo, o Eliminar para borrar la reunión. En caso de realizar modificaciones, no olvidar hacer clic en el botón Aceptar. También puedes arrastrar el bloque de la reunión hacia otro horario para reprogramarla directamente desde el calendario, sin necesidad de abrir el formulario.
Relacionar reuniones con contactos y oportunidades
Puedes asociar reuniones directamente al historial de un contacto o a una oportunidad en tu pipeline. Al abrir el perfil de un contacto, verás todas las reuniones pasadas y próximas vinculadas a él, dándote el contexto completo de cada relación comercial desde un solo lugar.
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