Enviar correo a un contacto desde Escala

Escala te permite enviar correos electrónicos directamente desde el CRM a tus contactos (personas y empresas). Los emails quedan registrados automáticamente en el historial del contacto, facilitando el seguimiento de tus comunicaciones comerciales.

Requisitos previos

1. Para enviar emails desde Escala, necesitas tener configurado al menos uno de estos:
   
1. Un correo personal conectado (Configuraciones > Mi Perfil > Correo y calendario)
   
2. Un correo compartido del equipo (Configuraciones > Perfil de la empresa > Correos de la cuenta)
   
2. Asegúrate que el contacto tenga una dirección de correo registrada en su ficha.

Cómo enviar un email desde la ficha de un contacto

1. Navega a Contactos, haz clic en el módulo deseado (Personas o Empresas), selecciona el contacto al que deseas escribir.
   
2. Haz clic en el nombre del contacto para abrir su ficha detallada.

3. Verás su información general, actividades, oportunidades e historial de comunicaciones. Haz clic en el botón Enviar email.

4. Se abrirá una ventana con un formulario de correo. Allí verás los campos De, Para, CC, CCO, Asunto, Contenido y Archivos.
   
5. Elegir desde qué correo envías (De):
   
1. En el campo De, selecciona la dirección de email desde la que quieres enviar (por ejemplo, tu correo personal o el correo compartido conectado a la cuenta).
   
2. Si solo tienes un email conectado, aparecerá seleccionado por defecto.
   
6. Elegir destinatario (Para): 
   
1. Se seleccionará automáticamente el correo principal del contacto de la ficha.
2. Puedes seleccionar más de un destinatario.
   
7. Opcionalmente puedes seleccionar destinatarios adonde quieres enviar Copia (CC) o Copia Oculta (CCO)
   
1. Si quieres copiar a alguien más, haz clic en CC y selecciona sus direcciones.
   
2. Si quieres copiar a alguien sin que el resto lo vea, usa CCO y selecciona sus correo.
   
8. En la sección Mensaje verás el botón Elegir plantilla antes de los campos de asunto y contenido.
   
1. Si tienes plantillas configuradas (Configuraciones > CRM > Plantillas Email), puedes seleccionar una al componer tu correo. La plantilla cargará automáticamente el asunto y el cuerpo del email, que puedes personalizar antes de enviar. Esto es especialmente útil para seguimientos repetitivos o comunicaciones estándar.
   
2. Pasos a seguir para utilizar plantilla:
   
1. Haz clic en Elegir plantilla.
   
2. Se mostrará un listado con las plantillas de email disponibles en tu cuenta de Escala (privadas y/o compartidas, según tus permisos). Selecciona la plantilla que deseas usar haciendo clic en el botón Seleccionar que aparece al pasar el cursor por encima del nombre de cada plantilla.
3. Al seleccionarla, el sistema llenará automáticamente el Asunto del correo y el Contenido del mensaje, incluyendo los atajos de personalización, si aplica.
   
4. Si quieres, puedes editar tanto el asunto como el contenido después de aplicar la plantilla.
9. Escribir o ajustar el asunto.
   
1. Si usaste una plantilla, el campo Asunto ya vendrá completado, puedes modificarlo para adaptarlo al contexto del correo.
2. Si no usaste plantilla, escribe un asunto claro y breve desde cero.
3. Si quieres personalizarlo con datos del contacto (por ejemplo, su nombre a mostrar), haz clic en el botón Personalizar y elige el dato que quieras insertar.
10. Redactar o ajustar el contenido del email
    
1. Si aplicaste una plantilla, el Contenido ya tendrá un texto base y atajos de personalización (por ejemplo, nombre del contacto). Revisa el texto y ajusta lo que haga falta.
   
2. Si escribes el email desde cero, redacta el Contenido del email.
   
3. Puedes utilizar la barra de formato, que está en la parte inferior, para darle estilo a tu mensaje. Puedes aplicar formatos básicos como negrita, cursiva, subrayado, listas y otros estilos de texto para que el mensaje sea más claro y ordenado.
   
4. Puedes usar también la opción de “Personalizar” para insertar datos del contacto (por ejemplo para el caso de Persona, Nombre a mostrar). 
11. Adjuntar archivos. Debajo del contenido (o junto a los controles del editor) tendrás la opción de adjuntar archivos al correo.
    
1. Haz clic en el botón Seleccionar archivo.
   
2. Se desplegará un menú para elegir el origen de los archivos que quieres adjuntar, si seleccionas:
   
1. Subir archivo nuevo: se mostrará la siguiente ventana, donde podrás subir el fichero desde tu PC, una vez haya subido el fichero, aparecerá inmediatamente en el formulario del envío de email.
   
2.  Seleccionar de mi Storage: se mostrará la siguiente ventana, donde podrás seleccionar el fichero, y luego hacer clic en el botón Seleccionar.
12. Si se adjuntaron archivos se mostrarán en una lista con las opciones de Descargar (icono de descarga) y Eliminar (icono X)
13. En caso de que necesites eliminar algun fichero seleccionado, puedes hacer clic en la cruz que aparece a la derecha del nombre del fichero. El sistema te mostrará una ventana donde deberas confirmar si se desea eliminar permanentemente el fichero. De ser así, hacer clic en el botón Aceptar.
    
14. Revisar y enviar
    
1. Verifica De, Para, CC, CCO.
   
2. Revisa el Asunto, el Contenido, los datos personalizados y los Archivos adjuntos.
   
3. Haz clic en Aceptar.
   
15. El correo se enviará desde la cuenta seleccionada y quedará registrado en el historial de la ficha del contacto en el CRM.

Historial de emails

Todos los correos enviados y recibidos quedan registrados en la ficha del contacto. Puedes ver el historial completo de comunicaciones, incluyendo fechas, asuntos y contenido de cada email. Si tienes la sincronización de correo activada, también verás los emails enviados desde fuera de Escala.

Recomendaciones

• Conecta tu correo personal o compartido antes de intentar enviar emails
• Usa las plantillas de email para mensajes frecuentes como seguimientos, presentaciones o agradecimientos. Esto ahorra tiempo y mantiene la consistencia en la comunicación de tu equipo.
• Revisa el historial de emails antes de contactar a un cliente para tener contexto de la conversación
• Los emails enviados desde el CRM son emails individuales y personalizados — para envíos masivos usa el módulo de Email Marketing