Crear y gestionar contactos en Escala

El módulo de Contactos en Escala organiza tu base de datos en tres tipos de registros: Prospectos, Personas y Empresas. Cada tipo tiene un propósito específico dentro de tu proceso comercial.

Tipos de contactos

• Prospectos: personas o empresas con interés inicial identificado, aún no convertidas en clientes. Son tus leads que necesitan ser cualificados y nutrirlos en el proceso de venta.
• Personas: contactos individuales ya cualificados o convertidos. Representan personas reales con las que mantienes una relación comercial.
• Empresas: organizaciones o compañías con las que tu empresa tiene relaciones comerciales. Pueden tener varias personas asociadas como contactos dentro de la misma empresa.

Cómo acceder a los contactos

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Contactos para expandir el submenú con las opciones: Prospectos, Personas y Empresas.

Crear un nuevo contacto

1. Selecciona el tipo de contacto que deseas crear (Prospectos, Personas o Empresas)
2. Haz clic en + Crear
3. Completa los campos del formulario:
   • Tipo de prospecto: Persona o Empresa (Solo aplica para Prospectos)
   • Nombre: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Nombre del Prospecto: Nombre descriptivo del cliente o negocio potencial.
     
   • Primer Nombre y Primer Apellido: Primer nombre y primer apellido o apellido paterno de la persona natural.
     
   • Nombre de empresa (Razón social): Razón social o nombre legal completo de la empresa.
   • Nombre comercial: Nombre público o marca bajo la cual opera la empresa (Solo aplica para Empresas)
   • Tipo de identificación: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Tipo de documento de identidad del prospecto. Haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo de documento, se encuentran categorizados por Persona Natural, Persona Jurídica y Otros. 
     
   • Tipo de documento de identidad de la persona natural. Haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo deseado. (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Registro Civil, Tarjeta de Identidad, entre otras opciones disponibles)
     
   • Tipo de documento de identificación tributaria de la empresa. Haz clic en la lista desplegable para seleccionar. (Nit, Identificación Fiscal para Extranjeros, Persona Jurídica sin identificación, Nit Personas Naturales, Otros)
     
   • Número de identificación: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Número de documento de identificación del prospecto.
   • Número único del documento de identificación de la persona natural.
     
   • Número de identificación tributario único de la empresa.
   • Correo: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Correo Principal: Dirección de correo electrónico del prospecto.
     
   • Correo electrónico principal y Correo electrónico secundario: Direcciones de correo electrónico principal y secundario de la persona.
   • Correo electrónico oficina principal: Dirección de correo electrónico de la oficina principal.
   • Teléfono: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Teléfono principal: Número de teléfono celular del prospecto.
   • Teléfono principal y Teléfono secundario: Números de teléfono principal y secundario de la persona.
   • Teléfono oficina principal: Número telefónico de contacto de la oficina principal.
   • Responsable: Dependiendo del tipo de Contacto a crear:
     
   • Asesor comercial responsable de gestionar el prospecto.
     
   • Asesor comercial responsable de gestionar este cliente persona.
     
   • Asesor comercial responsable de gestionar este cliente empresa.
   • Otros campos que varían en dependencia del tipo de Contacto a crear.
4. Haz clic en el botón Aceptar

Vista de lista de contactos

Cada sección de contactos muestra una tabla con la información clave:

• El contador total de registros (por ejemplo: "20 Total de Prospectos")
• Filtros y segmentos para acotar la vista
• Campo de búsqueda por palabras clave
• Checkbox para seleccionar múltiples registros y realizar acciones masivas

Filtrar y segmentar contactos

• Filtros: haz clic en "Filtros" para aplicar criterios avanzados como rango de fechas, responsable, tipo de contacto, etc.
• Segmentos: usa "Seleccionar segmento" para ver un grupo predefinido de contactos basado en criterios guardados.
• Búsqueda: escribe en el campo "Palabras claves" para encontrar contactos por nombre, correo o teléfono.

Gestionar un contacto existente

Haz clic en el nombre de un contacto para abrir su ficha completa, donde podrás ver toda su información, historial de actividades, emails enviados, oportunidades asociadas y más. Desde la ficha puedes editar campos, agregar notas, enviar emails, así como realizar asociaciones con otros registros del CRM.