Crear y gestionar contactos en Escala

El módulo de Contactos en Escala organiza tu base de datos en dos tipos de entidades: Personas y Empresas. Cada entidad tiene un propósito específico dentro de tu proceso comercial.

Entidades

• Personas: Personas naturales, clientes o no, vinculadas a empresas, pólizas, cotizaciones, oportunidades o transacciones comerciales. Representan personas reales con las que mantienes una relación comercial.
• Empresas: organizaciones o compañías con las que tu empresa tiene relaciones comerciales. Pueden tener varias personas asociadas como contactos dentro de la misma empresa.

Cómo acceder a los contactos

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Contactos para expandir el submenú con las opciones: Personas y Empresas.

Crear un nuevo contacto

1. Haz clic en la opción del menú vinculada al tipo de contacto que deseas crear (Personas o Empresas)
2. Haz clic en + Crear
3. Se mostrará el formulario correspondiente, ya sea Crear Persona o Crear Empresa.
   
4. Completa los campos del formulario. Los campos típicos incluyen:
   
   • Nombre: Nombre completo de la persona o razón social de la empresa.
   • Tipo de contacto: Prospecto o Cliente.
   • Tipo de identificación: cédula de ciudadanía, CEDULA, pasaporte, etc.
   • Número de identificación
   • Correo principal
   • Teléfono principal de contacto
   • Responsable: asesor asignado al contacto
     
   • Campos adicionales: Según la configuración de tu CRM.
5. Haz clic en el botón Aceptar

Lista de contactos

Cada sección de contactos muestra una tabla con la información clave:

• El contador total de registros (por ejemplo: "Total de Personas 47")
• Filtros y segmentos para acotar la vista
• Campo de búsqueda por palabras clave
  
• Control para administrar las columnas a mostrar en el listado (agregar, eliminar, reordenar, restaurar).
• Checkbox para seleccionar múltiples registros y realizar acciones masivas.
  

Filtrar y segmentar contactos

• Filtros: haz clic en "Filtros" para aplicar criterios avanzados como rango de fechas, responsable, tipo de contacto, etc.
• Segmentos: usa "Seleccionar segmento" para ver un grupo predefinido de contactos basado en criterios guardados.
• Búsqueda: escribe en el campo "Palabras claves" para encontrar contactos por nombre, correo o teléfono.
  

Acciones masivas

En la primera columna del listado contamos con un recuadro de selección que se usa para seleccionar registros y aplicar acciones sobre uno o varios contactos a la vez:

1. Selección de contactos:
   
1. En la cabecera de la columna hay un recuadro de selección (checkbox) que permite seleccionar o deseleccionar todos los registros visibles en la página actual.
   
2. En cada fila hay un checkbox individual para seleccionar solo ese registro.
   
   
2. Uso para acciones masivas: Una vez que seleccionas uno o más registros, puedes aplicar acciones sobre todos los registros marcados al mismo tiempo:
   
1. Se mostrará un texto informativo con  la cantidad de registros seleccionados, con el texto "Seleccionados: x".
   
2. Opción de incluir todos los registros, un enlace con el texto "Incluir todos: y", al hacer clic sobre el link se seleccionarían todos los registros en la tabla.
   
3. Opción para limpiar la selección, icono de x, al hacer clic se eliminará la selección realizada.
4. Con los registros seleccionados, podrás realizar una de estas acciones:
   
1. Aplicar/quitar etiquetas.
   
2. Eliminar.
   
3. Enviar a automatización.
   
4. Exportar registros.
   

Acciones rápidas

En la primera columna de cada fila, además del checkbox de selección, encontrarás íconos que te permiten realizar acciones rápidas sobre el registro sin salir del listado:

1. Vista rápida. Abre el formulario del contacto, para consultar información o editar sin entrar al detalle completo.
   
2. Adicionar nota. Permite registrar una nota rápida asociada a la persona, por ejemplo comentarios de una conversación o acuerdos pendientes.
   
3. Enviar email. Abreun formulario para redactar y enviar un correo electrónico a la persona usando el correo registrado en el contacto.
   
4. Registrar llamada. Permite dejar constancia de una llamada realizada o recibida, incluyendo fecha, hora y comentarios relevantes sobre la conversación.
   
5. Eliminar. Haciendo clic en los tres puntos, se mostrará la opción Eliminar, que permitirá eliminar el registro correspondiente. SI selecciona la opción Eliminar, se mostrará una ventana de confirmación.