Crear y gestionar contactos
Crear y gestionar contactos en Escala
El módulo de Contactos en Escala organiza tu base de datos en dos tipos de entidades: Personas y Empresas. Cada entidad tiene un propósito específico dentro de tu proceso comercial.
Entidades
- Personas: Personas naturales, clientes o no, vinculadas a empresas, pólizas, cotizaciones, oportunidades o transacciones comerciales. Representan personas reales con las que mantienes una relación comercial.
- Empresas: organizaciones o compañías con las que tu empresa tiene relaciones comerciales. Pueden tener varias personas asociadas como contactos dentro de la misma empresa.
Cómo acceder a los contactos
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Contactos para expandir el submenú con las opciones: Personas y Empresas.
Crear un nuevo contacto
- Haz clic en la opción del menú vinculada al tipo de contacto que deseas crear (Personas o Empresas)
- Haz clic en + Crear
-
Se mostrará el formulario correspondiente, ya sea Crear Persona o Crear Empresa.
- Completa los campos del formulario. Los campos típicos incluyen:
- Nombre: Nombre completo de la persona o razón social de la empresa.
- Tipo de contacto: Prospecto o Cliente.
- Tipo de identificación: cédula de ciudadanía, CEDULA, pasaporte, etc.
- Número de identificación
- Correo principal
- Teléfono principal de contacto
- Responsable: asesor asignado al contacto
- Campos adicionales: Según la configuración de tu CRM.
- Haz clic en el botón Aceptar
Lista de contactos
Cada sección de contactos muestra una tabla con la información clave:
- El contador total de registros (por ejemplo: "Total de Personas 47")
- Filtros y segmentos para acotar la vista
- Campo de búsqueda por palabras clave
- Control para administrar las columnas a mostrar en el listado (agregar, eliminar, reordenar, restaurar).
- Checkbox para seleccionar múltiples registros y realizar acciones masivas.
Filtrar y segmentar contactos
- Filtros: haz clic en "Filtros" para aplicar criterios avanzados como rango de fechas, responsable, tipo de contacto, etc.
- Segmentos: usa "Seleccionar segmento" para ver un grupo predefinido de contactos basado en criterios guardados.
- Búsqueda: escribe en el campo "Palabras claves" para encontrar contactos por nombre, correo o teléfono.
Editar un contacto existente
Para actualizar la información de una Persona o una Empresa ya registrada en tu base de datos, sigue estos pasos:
- Ubica el contacto en la lista usando los filtros, segmentos o el campo de búsqueda por palabras clave.
- A partir de acá tenemos varias opciones para la edición:
- Editar desde la vista rápida.
- Haz clic en el ícono de vista rápida en la primera columna de la fila para abrir el formulario del contacto.
- Se mostrará el formulario desde donde podrás consultar y editar campos clave sin salir del listado. Una vez realizados los cambios necesarios debes hacer clic en el botón Aceptar para guardar los mismos.
- Editar desde la ficha detallada.
- Haz clic en uno de los campos del registro en la tabla (por ejemplo, nombres, apellidos o número de identificación) para abrir la ficha completa del contacto.
- Se mostrará la vista de detalle, desde donde podrás actualizar sus datos generales, responsable, etiquetas, agregar asociaciones (pólizas, reuniones, tareas, etc) y cualquier campo adicional configurado en tu CRM.
- Haz clic en el icono de Edición (lápiz)
- Se mostrarán las diferentes secciones donde podrás editar los campos necesarios. Deberás hacer scroll para poder tener acceso a todas las secciones,
- En el final de la ficha detallada aparece la sección de Asociaciones, Historial de Eventos, Documentos y Cartera. Es necesario scrollear para acceder a esta información.
- Luego de realizar los cambios, haz clic en Guardar para confirmar la edición.
- Edición rápida en línea. Esta opción está pensada para ajustes ágiles sobre campos básicos visibles en la tabla, como nombre, correo electrónico principal o teléfono, facilitando el trabajo diario cuando se gestionan muchos contactos a la vez
- Localiza en la fila del contacto a editar, la columna correspondiente al campo a modificar (por ejemplo, nombre, apellidos o número de identificación), una vez tengas el cursor sobre el campo correspondiente, se mostrará el icono de edición (lápiz).
- Al hacer clic sobre el icono de edición, se habilitará una caja de texto para que puedas escribir el nuevo valor.
- Una vez realizado el cambio, haz clic en el icono de Aceptar, o presiona la tecla Enter para que la información quede registrada correctamente.
💡 Consejo: Revisa periódicamente los datos de tus contactos para mantener la información actualizada. Esto mejora la calidad de tus segmentos, etiquetas y reportes comerciales.
Acciones masivas
En la primera columna del listado contamos con un recuadro de selección que se usa para seleccionar registros y aplicar acciones sobre uno o varios contactos a la vez:
- Selección de contactos:
- En la cabecera de la columna hay un recuadro de selección (checkbox) que permite seleccionar o deseleccionar todos los registros visibles en la página actual.
- En cada fila hay un checkbox individual para seleccionar solo ese registro.
- Uso para acciones masivas: Una vez que seleccionas uno o más registros, puedes aplicar acciones sobre todos los registros marcados al mismo tiempo:
- Se mostrará un texto informativo con la cantidad de registros seleccionados, con el texto "Seleccionados: x".
- Opción de incluir todos los registros, un enlace con el texto "Incluir todos: y", al hacer clic sobre el link se seleccionarían todos los registros en la tabla.
- Opción para limpiar la selección, icono de x, al hacer clic se eliminará la selección realizada.
- Con los registros seleccionados, podrás realizar una de estas acciones:
- Aplicar/quitar etiquetas.
- Eliminar.
- Actualizar campo.
- Enviar a automatización.
- Exportar registros.
Acciones rápidas
En la primera columna de cada fila, además del checkbox de selección, encontrarás íconos que te permiten realizar acciones rápidas sobre el registro sin salir del listado:
- Vista rápida. Abre el formulario del contacto, para consultar información o editar sin entrar al detalle completo.
- Enviar email. Abre un formulario para redactar y enviar un correo electrónico a la persona usando el correo registrado en el contacto.
- Adicionar nota. Permite registrar una nota rápida asociada a la persona, por ejemplo comentarios de una conversación o acuerdos pendientes.
- Registrar llamada. Permite dejar constancia de una llamada realizada o recibida, incluyendo fecha, hora y comentarios relevantes sobre la conversación.
- Crear reunión. Haciendo clic en los tres puntos, se mostrará la opción Crear reunión, que abrirá un formulario para registrar los datos de una reunión.
- Crear tarea. Haciendo clic en los tres puntos, se mostrará la opción Crear tarea, que abrirá un formulario para registrar los datos de una tarea.
- Eliminar. Haciendo clic en los tres puntos, se mostrará la opción Eliminar, que permitirá eliminar el registro correspondiente. SI selecciona la opción Eliminar, se mostrará una ventana de confirmación.
Otras acciones disponibles
- Importar. Botón que permite:
- Importar desde un archivo (por ejemplo, carga masiva de personas).
- Ver el historial de importaciones realizadas.
- Abrir detalle de un contacto. Haz clic en uno de los campos en la tabla para abrir la ficha detallada de un contacto, por ejemplo, para Personas podría ser en nombres, apellidos o número de identificación.
- Podrás ver toda su información, historial de actividades, emails enviados, oportunidades asociadas y más. Desde la ficha puedes editar campos, agregar notas, enviar emails y registrar actividades, así como realizar asociaciones con otros registros del CRM.
💡 Consejo: Mantén tu base de contactos actualizada y limpia. Usa etiquetas para categorizar contactos (ej: VIP, inactivo, potencial) y segmentos para acceder rápidamente a grupos específicos de contactos.