Gestionar plantillas de email

Gestionar plantillas de email

Usuarios autorizados: Usuarios con permisos de CRM.
La misión: Aprende a crear plantillas de email reutilizables en Escala para agilizar la comunicación con tus prospectos y contactos desde el CRM.

Las plantillas de email son herramientas que te permiten crear mensajes predefinidos y reutilizables para agilizar tu comunicación con clientes y prospectos. En lugar de escribir el mismo correo repetidamente, puedes usar plantillas que se adaptan automáticamente con la información de cada contacto.

¿Para qué sirven las plantillas de email?

Las plantillas de email te ayudan a:
  1. Ahorrar tiempo en la redacción de correos frecuentes
  2. Mantener consistencia en la comunicación de tu equipo
  3. Personalizar mensajes masivos con datos específicos de cada contacto
  4. Estandarizar procesos de ventas y seguimiento
  5. Mejorar la productividad del equipo comercial

Tipos de plantillas 

Escala ofrece dos tipos de plantillas según tus necesidades:

Plantillas básicas.

Son mensajes de correo en formato de texto simple con opciones de formato básico. Ideales para:
  1. Respuestas rápidas y frecuentes
  2. Mensajes de seguimiento comercial
  3. Confirmaciones y notificaciones
  4. Comunicaciones directas uno a uno
Características principales:
  1. Creación rápida y sencilla
  2. Formato de texto con negritas, cursivas, listas y enlaces
  3. Sin elementos de diseño visual complejo
  4. Perfectas para el día a día del equipo de venta

Plantillas avanzadas.

Son correos con diseño visual completo creados mediante un editor de arrastrar y soltar. Ideales para:
  1. Boletines informativos
  2. Campañas de marketing
  3. Presentaciones de productos o servicios
Características principales:
  1. Editor visual intuitivo
  2. Diseños con imágenes, botones, columnas y videos
  3. Mayor impacto visual   

¿Cómo acceder a las plantillas de email?

  1. Inicia sesión en crm.escala.com.
  2. Haz clic en tu avatar (tu inicial) en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona Perfil y configuraciones.
  4. En el menú lateral, bajo CRM, haz clic en Plantillas Email.
  5. Verás la sección "Plantillas de CRM" con dos pestañas: Plantillas básicas y Plantillas avanzadas, con la pestaña de Plantillas básicas seleccionada. Desde aquí puedes crear, editar, eliminar y gestionar todas tus plantillas.

Vista de la página de Plantillas

Si no tienes plantillas creadas, verás un estado vacío con el mensaje "¡Crea tu primera plantilla de email!" y el subtítulo "Facilita la comunicación con tus registros", acompañado de una ilustración y un botón + Crear.

Si ya tienes plantillas, verás una lista con las plantillas existentes que puedes buscar, editar o eliminar.

La interfaz de plantillas está organizada de forma intuitiva:

Pestañas principales
  1. Plantillas básicas: Muestra todas las plantillas de texto simple
  2. Plantillas avanzadas: Muestra todas las plantillas con diseño visual
Barra de herramientas. En la parte superior encontrarás:
  1. Barra de búsqueda: Para localizar plantillas por nombre
  2. Filtros: Para filtrar por visibilidad (Todas, Privadas o Públicas)
  3. Botón Crear: Para crear nuevas plantillas (básicas o avanzadas)
Tabla de plantillas. Cada plantilla se muestra en una tabla con la siguiente información:
  1. Nombre: Identificador de la plantilla
  2. Entidad: Tipo de contacto asociado (Personas, Empresas o Genérica)
  3. Dueño: Usuario que creó la plantilla
  4. Creación: Fecha de creación
  5. Modificación: Última fecha de edición
  6. Visibilidad: Si es privada o compartida con el equipo
Opciones por plantilla. Al hacer clic en el menú de opciones (tres puntos) puedes:
  1. Editar: Modificar el contenido de la plantilla. 
  2. Duplicar: Crear una copia de la plantilla
  3. Eliminar: Borrar la plantilla permanentemente. Esta opción solo está disponible para las plantillas de las cuales eres dueño.

¿Cómo crear una plantilla de email?

El proceso de creación varía según el tipo de plantilla:

Crear plantilla básica

  1. Haz clic en el botón + Crear
  2. Selecciona Plantillas básicas en el menú desplegable
  3. Completa el formulario con:
    1. Nombre de la plantilla
    2. Asunto del email
    3. Cuerpo del mensaje
    4. Entidad (Personas, Empresas o Genérica)
    5. Visibilidad (Privada o Compartida)
  4. Haz clic en Guardar
Para más detalles, consulta la guía completa: [Creación de plantillas de email básicas]

Crear plantilla avanzada

  1. Haz clic en el botón Crear
  2. Selecciona Plantillas avanzadas en el menú desplegable
  3. Se abrirá el editor visual donde podrás:
    1. Configurar nombre, entidad y visibilidad
    2. Diseñar tu correo arrastrando elementos (texto, imágenes, botones)
    3. Usar plantillas prediseñadas
    4. Personalizar colores, fuentes y estilos
  4. Haz clic en Guardar
Para más detalles, consulta la guía completa: [Creación de plantillas de email avanzadas]

Gestionar plantillas existentes

Editar una plantilla existente

Para modificar una plantilla ya creada:
  1. Haz clic en el nombre de la plantilla que deseas editar o haz clic en los tres puntos que están al lado izquierdo del nombre y selecciona Editar.
  2. Realiza los cambios necesarios en el asunto, cuerpo o nombre.
  3. Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar.

Duplicar una plantilla

Para crear una versión similar de una plantilla existente:
  1. Localiza la plantilla en la tabla.
  2. Haz clic en los tres puntos que están al lado izquierdo del nombre y selecciona Duplicar.
  3. Se creará un nuevo registro con la copia de la plantilla.
  4. Edita la copia según tus necesidades

Eliminar una plantilla

Para borrar una plantilla que ya no necesitas:
  1. Localiza la plantilla en la tabla.
  2. Haz clic en los tres puntos que están al lado izquierdo del nombre y selecciona Eliminar.
  3. Confirma la acción
Nota importante: Esta acción es irreversible.

Cambiar visibilidad

Puedes cambiar una plantilla de privada a compartida (o viceversa):
  1. Localiza la plantilla en la tabla.
  2. Haz clic en los tres puntos que están al lado izquierdo del nombre y selecciona Editar.
  3. Modifica el campo Visibilidad
  4. Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar.
Esto es útil cuando una plantilla personal funciona bien y quieres compartirla con el equipo.

¿Cómo usar una plantilla al enviar un email?

Una vez creada la plantilla, puedes usarla al enviar un email desde cualquier registro del CRM:

  1. Abre la ficha de un contacto.
  2. Haz clic en el botón de enviar email.
  3. En el editor de email, busca la opción de plantillas.
  4. Selecciona la plantilla deseada. El asunto y el cuerpo se rellenarán automáticamente.
  5. Las variables dinámicas se reemplazarán con los datos reales del registro.
  6. Revisa el contenido y haz clic en Enviar.

Diferencia: Plantillas de email (CRM) vs Email Marketing

Característica Plantillas Email (CRM) Email Marketing
Uso Emails individuales desde registros del CRM Campañas masivas a listas de contactos
Configuración CRM > Plantillas Email Comunicaciones > Email MKT
Envío Uno a uno, desde la ficha del registro Masivo, a segmentos completos
⚠️ Importante: Para enviar emails desde plantillas, necesitas tener tu correo personal o compartido conectado. Si aún no lo has hecho, ve a Configuraciones > Emails para configurarlo.

Recomendaciones

  1. Crea plantillas para los emails más frecuentes de tu proceso comercial: primer contacto, seguimiento, envío de cotización, agradecimiento, etc.
  2. Usa variables dinámicas para que cada email se sienta personalizado sin tener que editarlo manualmente
  3. Revisa y actualiza tus plantillas periódicamente para mantenerlas relevantes

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