Crear y editar plantillas de email

Crear y editar plantillas de email

Usuarios autorizados: Usuarios con permisos de CRM.
La misión: Aprende a crear plantillas de email reutilizables en Escala para agilizar la comunicación con tus prospectos y contactos desde el CRM.

Las plantillas de email te permiten crear mensajes prediseñados que puedes reutilizar al comunicarte con prospectos y contactos desde el CRM. Esto ahorra tiempo y asegura que tu equipo mantenga una comunicación consistente y profesional.

¿Cómo acceder a las plantillas de email?

  1. Inicia sesión en crm.escala.com.
  2. Haz clic en tu avatar (tu inicial) en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona Perfil y configuraciones.
  4. En el menú lateral, bajo CRM, haz clic en Plantillas Email.

Verás la sección "Plantillas de CRM" con dos pestañas: Plantillas básicas y Plantillas avanzadas.

Tipos de plantillas

  • Plantillas básicas: plantillas de texto sencillas para emails directos del CRM. Ideales para seguimientos comerciales, respuestas rápidas y comunicaciones personalizadas.
  • Plantillas avanzadas: plantillas con diseño más elaborado, con soporte para HTML, imágenes y formatos enriquecidos. Útiles para emails más visuales o campañas.

Vista de la página de Plantillas

Si no tienes plantillas creadas, verás un estado vacío con el mensaje "¡Crea tu primera plantilla de email!" y el subtítulo "Facilita la comunicación con tus registros", acompañado de una ilustración y un botón + Crear.

Si ya tienes plantillas, verás una lista con las plantillas existentes que puedes buscar, editar o eliminar.

¿Cómo crear una plantilla de email?

  1. Haz clic en el botón + Crear.
  2. Para ingresar el nombre de tu plantilla, haz clic en el texto predeterminado Nueva Plantilla. Ingresa un nombre descriptivo para la plantilla (ej. "Seguimiento después de llamada", "Bienvenida nuevo prospecto"). 
  3. Escribe el asunto del email.
  4. Redacta el cuerpo del mensaje usando el editor de texto enriquecido.
  5. Selecciona el tipo de entidad, esto permite que si se va a personalizar el contenido de la plantilla todos los campos que se mostrarán estarán relacionados con la entidad relacionada, y al enviar un correo desde un módulo cualquiera, se muestren las plantillas cuyo tipo de entidad coincida con el módulo (por defecto aparece seleccionada "Entidad genérica").
  6. Al hacer clic sobre el control que define el Tipo de Entidad, se mostrará la siguiente ventana donde podrás seleccionar el tipo deseado, por ejemplo "Persona".
  7. Una vez seleccionado aparecerá en el selector el nombre del tipo de entidad.
  8. Al hacer clic en Personalizar, se mostrarán los campos relacionados con la entidad seleccionada anteriormente.
  9. En la esquina superior derecha puedes seleccionar la visibilidad de la plantilla (Privado: Solo tu puedes ver y usar esta plantilla o Compartir con todos: Todos pueden ver y usar esta plantilla)
  10. Guarda la plantilla haciendo clic en el botón Aceptar.
💡 Tip: Usa variables dinámicas como {{nombre}} o {{empresa}} en tus plantillas para que cada email se personalice automáticamente con los datos del registro al que lo envías. Esto mejora significativamente las tasas de respuesta.

Gestionar plantillas existentes

La tabla de plantillas muestra:
  1. Nombre: nombre identificativo de la plantilla
  2. Entidad: tipo de entidad a la que se asociará la plantilla.
  3. Dueño: usuario que creó la plantilla
  4. Creación: fecha de creación
  5. Modificación: última fecha de edición
  6. Visibilidad de la plantilla: Icono representando si es Privada  o Pública .
Usa el filtro "Todas las plantillas" para filtrar por visibilidad, y el campo de búsqueda para encontrar plantillas específicas.

Haz clic en los tres puntos verticales (⋮) junto a cualquier plantilla para editarla, duplicarla o eliminarla.

Editar una plantilla existente

  1. Haz clic en el nombre de la plantilla que deseas editar o haz clic en los tres puntos que están al lado izquierdo del nombre y selecciona Editar.
  2. Realiza los cambios necesarios en el asunto, cuerpo o nombre.
  3. Guarda los cambios haciendo clic en el botón Aceptar.

¿Cómo usar una plantilla al enviar un email?

Una vez creada la plantilla, puedes usarla al enviar un email desde cualquier registro del CRM:

  1. Abre la ficha de un prospecto o contacto.
  2. Haz clic en el botón de enviar email.
  3. En el editor de email, busca la opción de plantillas.
  4. Selecciona la plantilla deseada. El asunto y el cuerpo se rellenarán automáticamente.
  5. Las variables dinámicas se reemplazarán con los datos reales del registro.
  6. Revisa el contenido y haz clic en Enviar.

Diferencia: Plantillas de email (CRM) vs Email Marketing

Característica Plantillas Email (CRM) Email Marketing
Uso Emails individuales desde registros del CRM Campañas masivas a listas de contactos
Configuración CRM > Plantillas Email Comunicaciones > Email MKT
Envío Uno a uno, desde la ficha del registro Masivo, a segmentos completos
⚠️ Importante: Para enviar emails desde plantillas, necesitas tener tu correo personal o compartido conectado. Si aún no lo has hecho, ve a Configuraciones > Emails para configurarlo.

Recomendaciones

  1. Crea plantillas para los emails más frecuentes de tu proceso comercial: primer contacto, seguimiento, envío de cotización, agradecimiento, etc.
  2. Usa variables dinámicas para que cada email se sienta personalizado sin tener que editarlo manualmente
  3. Revisa y actualiza tus plantillas periódicamente para mantenerlas relevantes

Resumen de pasos

  1. Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  2. Menú lateral > CRM > Plantillas Email.
  3. Clic en + Crear para crear una nueva plantilla.
  4. Define nombre, asunto y cuerpo del mensaje.
  5. Usa variables dinámicas para personalización automática.
  6. Aplica la plantilla al enviar emails desde registros del CRM.

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