Conectar email y calendario personal

Conectar email y calendario personal

Usuarios autorizados: Todos los usuarios con acceso a Escala.
La misión: Aprende a conectar tu correo electrónico personal y tu calendario de Google o Microsoft con Escala para centralizar tus comunicaciones y gestionar tus actividades desde un solo lugar.

Conectar tu email y calendario personal con Escala te permite enviar y recibir correos directamente desde el CRM, sincronizar eventos con Google Calendar o Microsoft Calendar, y recibir notificaciones de tus próximas actividades sin salir de la plataforma.

Parte 1: Conectar tu email personal

¿Por qué conectar tu email?

Al vincular tu correo electrónico con Escala:

  • Podrás enviar y recibir emails directamente desde los registros de prospectos y contactos en el CRM.
  • Las conversaciones por email se guardan automáticamente en el historial del registro, sin necesidad de copiarlas manualmente.
  • Tu equipo podrá ver el historial de comunicaciones con cada prospecto desde la página del registro.

Pasos para conectar tu email

  1. Inicia sesión en crm.escala.com.
  2. Haz clic en tu avatar (tu inicial) en la esquina superior derecha de la pantalla.
  3. Selecciona Perfil y configuraciones en el menú desplegable.

  4. En el menú lateral izquierdo, bajo la sección Mi Perfil, haz clic en Correo y calendario.

  5. En la sección Conecta tu correo electrónico, haz clic en el botón Conectar (ubicado a la derecha).

  6. Se abrirá la ventana Conectar correo y calendario, configura qué quieres sincronizar:
    1. Correo y Calendario: Activos por defecto.
    2. Contactos: Aparecen desactivados. Si los activas, se crearán automáticamente como prospectos en Escala Nexo.
      3. ⚠️ Importante: Para activar la sincronización de contactos, el correo debe estar conectado.
  7. Haz clic en los interruptores para que conectes lo que necesites, en caso de que actives la sincronización del calendario, deberás seleccionar el módulo adonde se sincronizará.
  8. Una vez realizado esto, haz clic en el botón Continuar.

  9. Selecciona tu proveedor de calendario: Google (Gmail), Microsoft (Outlook).

  10. Se mostrará la siguiente ventana para confirmar a que proveedor de correo y calendario se conectará. Haz clic en el botón Confirmar.

  11. Se abrirá una ventana de autorización de tu proveedor. Inicia sesión con tu cuenta de email y autoriza el acceso para que Escala pueda conectarse.
  12. Una vez autorizado, regresarás a Escala y verás la confirmación con tu dirección de email vinculada.

  13. Una vez conectado el correo, podrás configurar otra serie de opciones:

    1. Sincronización de correos
      1. Qué hace? 
        1. Aquí conectas tu correo personal con Escala para poder enviar y recibir emails directamente desde el CRM, sin tener que salir a tu bandeja habitual. 
        2. Todos los correos que envías y recibes con tus contactos se guardan automáticamente en su ficha dentro de Escala, para que siempre tengas el historial completo a la mano.
      2. Que debes tener en cuenta? Si la desactivas, solo verás los correos enviados directamente desde la plataforma.
    2. Compartir correos con tu equipo
      1. Qué hace?
        1. Si activas esta opción, los correos que intercambies con tus contactos podrán ser vistos también por los compañeros de tu equipo con quienes compartas esos contactos, para que todos estén alineados y vean la misma información.
      2. Que debes tener en cuenta? Si prefieres mantener tus correos privados, puedes dejar esta opción desactivada y solo tú verás esos mensajes en el CRM.
    3. Sincronización parcial con dirección CCO
      1. Cómo se usa? Solo tienes que pegar esa dirección en el campo CCO/BCC de tu correo (Gmail/Outlook); así, el mensaje se guardará en Escala. El correo electrónico enviado se registrará en las actividades del contacto. 
      2. Reglas a tener en cuenta:
        1. Nuevos contactos: Si el destinatario no es un contacto en Escala, este se crea automáticamente.
        2. Adjuntos: El límite para los archivos adjuntos es de 10MB, y si es excedido su peso, estos no se sincronizarán en el CRM.
        3. Múltiples destinatarios:
          1. El correo se registrará en las actividades de cada contacto por separado. 
          2. Solo se crearán como contactos en Escala aquellos que esten en la sección "Para/To".

⚠️ Importante:
  1. La función de "Sincronización de correos" está diseñada para registrar únicamente los correos electrónicos provenientes de contactos o empresas que ya se encuentran registrados en la base de datos del CRM. Por lo tanto, si el asesor recibe correos promocionales, publicidad o mensajes de remitentes desconocidos cuyo correo no coincida con ningún contacto guardado en escala, estos no se sincronizarán ni aparecerán en la plataforma.
  2. Al conectar un email individual, solo tú podrás usarlo para enviar correos desde Escala. Si necesitas un email compartido para todo el equipo (como info@tuempresa.com o ventas@tuempresa.com), utiliza la opción Perfil de la empresa > Correos de la cuenta, en lugar de Mi perfil > Correo y calendario.


Parte 2: Conectar tu calendario

¿Por qué conectar tu calendario?

Al conectar tu calendario con Escala:
  • Podrás gestionar eventos en Google Calendar, Microsoft Calendar y Escala desde un solo lugar.
  • Recibirás notificaciones de tus próximas actividades, reuniones y tareas.
  • Los eventos creados en Escala se reflejarán automáticamente en tu calendario externo y viceversa.
⚠️ Importante: El módulo de calendario en la plataforma también está diseñado para gestionar tareas, recordatorios y otro tipo de actividades. Al tener el calendario conectado, este se integra directamente con el sistema para incluir estas tareas calendarizadas.
A continuación de la sección Conecta tu correo electrónico, encontrarás la sección de Calendario. 
En caso de que no haya sido conectado previamente, junto con la conexion al correo electrónico te aparecerá el mensaje en letras rojas "No tienes calendario conectado".

Pasos para conectar tu calendario

  1. En caso de que aún no se haya conectado aún el calendario, y sí el correo, deberás seguir los siguientes pasos:
    1. Desplázate hasta el inicio de la página, en la sección Conecta tu correo electrónico, haz clic en el botón Conectar calendario (que aparecerá ubicado a la derecha).

    2. Se mostrará la ventana de conectar Correo y Calendario, donde se habilitan las sincronizaciones, con el interruptor de Calendario activo.
    3. Selecciona el módulo adonde se sincronizará el calendario, haciendo clic en la lista desplegable.
    4. Una vez realizado esto, haz clic en el botón Continuar.

    5. Se abrirá una ventana de autorización de tu proveedor. Inicia sesión con tu cuenta de email y autoriza el acceso para que Escala pueda conectarse.
    6. Una vez autorizado, regresarás a Escala y verás la confirmación con el calendario vinculado y el estado cambiará de "No tienes calendario conectado" a mostrar tu cuenta conectada.

    7. Verás la información relacionada con que el calendario se encuentra conectado, y  un interruptor (toggle) que indica si la sincronización del calendario está Habilitada o Deshabilitada.
    8. Podrás activar o desactivar la sincronización del calendario haciendo clic en el interruptor. En caso de apagar la sincronización los cambios no se verán reflejados en tu calendario. Al activarla solo se sincronizarán los eventos nuevos de ese momento en adelante.

💡 Tip: La sección "Sincronizar Calendario" incluye un ícono de información (ℹ️) junto al título. Haz clic en él para ver más detalles sobre cómo funciona la sincronización bidireccional entre Escala y tu calendario externo.

¿Qué puedo hacer después de conectar?

Funcionalidad Email Calendario
Enviar mensajes desde registros del CRM ✅ —
Guardar historial de conversaciones automáticamente ✅ —
Ver eventos de Google/Microsoft en Escala — ✅
Crear reuniones desde el CRM — ✅
Recibir notificaciones de actividades ✅ ✅

Resumen rápido

Para conectar tu email:

  1. Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  2. Menú lateral > Mi Perfil > Correo y Calendario > sección Conecta tu correo electrónico.
  3. Clic en Conectar.
  4. Puedes conectar Email, Calendario en el mismo paso, o conectar solo el email > selecciona proveedor > autoriza acceso.

Para conectar tu calendario:

  1. Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  2. Menú lateral > Mi Perfil > Correo y Calendario  > sección Conecta tu correo electrónico.
  3. Si has conectado Email, pero aún no el Calendario > Clic en el botón Conectar calendario.
  4. Selecciona módulo > selecciona proveedor > autoriza acceso.
💡 Tip: Si deseas desconectar o cambiar tu email o calendario más adelante, vuelve a la misma sección en Configuraciones y encontrarás las opciones de desvinculación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo conectar más de un email?

No. Solo puedes conectar un email personal por usuario. Si necesitas enviar desde múltiples direcciones, considera usar la pestaña de Correo compartido o la de Remitentes en la opción Perfil de empresa > Correos de la cuenta.

¿Qué proveedores de calendario son compatibles?

Escala es compatible con Google Calendar y Microsoft Calendar (Outlook). La sincronización es bidireccional: los eventos creados en cualquiera de las plataformas se reflejarán en las demás.

¿Los demás usuarios pueden ver mis emails?

Los emails enviados y recibidos desde tu correo personal se guardan en el historial del registro (prospecto o contacto) al que están asociados. Otros usuarios con acceso a ese registro podrán ver el historial de comunicaciones.


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