Cargar y gestionar archivos

Cargar y gestionar archivos

Usuarios autorizados: Usuarios con permisos de archivos según su rol.
La misión: Aprende a subir, organizar y gestionar archivos en Escala para compartir documentos, imágenes y recursos con tu equipo.

La sección de Archivos en Escala te permite almacenar y gestionar documentos, imágenes y otros recursos que tu equipo necesita. Puedes subir archivos de diferentes formatos y compartirlos con los miembros de tu organización.

¿Cómo acceder a la gestión de archivos?

  1. Inicia sesión en crm.escala.com.
  2. Haz clic en tu avatar (tu inicial) en la esquina superior derecha de la pantalla.
  3. Selecciona Perfil y configuraciones en el menú desplegable.
  4. En el menú lateral, bajo Perfil de la empresa, haz clic en Archivos compartidos.

Vista de la página de Archivos compartidos

La página de archivos muestra en la parte superior el indicador de Almacenamiento (ej. "14,7 MiB / 2 GiB"), que indica cuánto espacio has utilizado del total disponible. A la derecha encontrarás una barra de búsqueda, un ícono de carpeta y el botón Subir archivo.

La tabla de archivos contiene las siguientes columnas:

Columna Descripción
Nombre El nombre del archivo con su extensión. Incluye un ícono que indica el tipo de archivo (imagen, PDF, documento, etc.).
Tamaño El peso del archivo (en KiB o MiB).
Creado por El email del usuario que subió el archivo.
Creación Cuándo se subió el archivo (formato DD/MM/AAAA).

Cada archivo tiene un menú de tres puntos ⋮ a la izquierda para acceder a opciones como descargar, renombrar, compartir o eliminar. En la parte inferior, verás el total de archivos y un selector "Mostrar" para controlar la paginación.

¿Cómo subir un archivo?

  1. Haz clic en el botón Subir archivo en la esquina superior derecha.
  2. Para subir cualquier elemento, puedes arrastrarlo hasta la caja o hacer clic en donde la pantalla lo indica.
  3. Selecciona el archivo desde tu computadora.
  4. Haz clic en el botón Subir archivo, espera a que cargue y ya estará listo para ser utilizado en cualquiera de las funcionalidades de la plataforma que lo necesites.
  5. El archivo se cargará y aparecerá en la lista con su nombre, tamaño, tu email como creador y la fecha actual.

Formatos de archivo soportados

Escala permite subir diversos formatos de archivo, incluyendo:

Tipo Extensiones
Imágenes .png, .jpg, .jpeg, .gif, .svg
Documentos .pdf, .doc, .docx, .txt
Hojas de cálculo .xls, .xlsx, .csv
⚠️ Importante: Tu cuenta tiene un límite de almacenamiento (visible en la barra superior). Si alcanzas el límite, deberás eliminar archivos antiguos o contactar a tu ejecutivo de cuenta para ampliar el espacio disponible.

Buscar archivos

Usa la barra de búsqueda en la parte superior derecha (ícono de lupa con "Buscar...") para encontrar archivos rápidamente por nombre. También puedes crear carpetas para organizar los archivos usando el ícono deque aparece junto al buscador.

Gestionar tus archivos

  1. Después que hayas subido tus archivos, puedes cambiarles el nombre, compartirlos, descargarlos y eliminarlos. Para realizar cualquiera de estas acciones, haz clic en los tres puntos a la izquierda del nombre del archivo que desees gestionar.

  2. Si deseas modificar el nombre del archivo, selecciona la opción Renombrar. Con esto, se abrirá una pantalla emergente donde podrás reescribir el nombre. Una vez hayas finalizado, haz clic en Renombrar archivo para guardar los cambios.

  3. Si deseas compartir el archivo con cualquier persona de tu equipo, cliente o usuario, selecciona la opción Compartir. De esta manera, Escala generará un link que estará habilitado por la cantidad de días que escojas. Seguidamente, haz clic en Generar enlace, selecciona y copia el link generado para enviárselo a quien desees.


  4. Si deseas descargar el archivo, haz clic en la opción Descargar y se iniciará una descarga automática en tu ordenador.
  5. Por último, si deseas eliminar el archivo, haz clic en la opción Eliminar. Esto desplegará una ventana emergente preguntándote si realmente deseas eliminar el archivo. En caso de ser así, haz clic en el botón Confirmar.

💡 Tip: Los archivos que subas aquí pueden ser utilizados como adjuntos en emails, plantillas de email y otras comunicaciones dentro de Escala. Mantén organizados tus archivos usando nombres descriptivos.

Recomendaciones

  1. Usa nombres descriptivos para tus archivos para facilitar la búsqueda posterior
  2. Monitorea regularmente tu almacenamiento disponible para evitar quedarte sin espacio
  3. Elimina archivos que ya no necesites para liberar almacenamiento
  4. Los archivos subidos aquí quedan disponibles para ser utilizados en plantillas de email, automatizaciones y otros módulos del CRM

Resumen de pasos

  1. Clic en tu avatar > Perfil y configuraciones.
  2. Menú lateral > Perfil de la empresa > Archivos Compartidos.
  3. Verifica tu almacenamiento disponible en la barra superior.
  4. Clic en Subir archivo para agregar nuevos archivos.
  5. Usa la búsqueda para encontrar archivos rápidamente.
  6. Usa el menú ⋮ para gestionar archivos individuales.

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